Hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành một công cụ không thể thiếu trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ tại Việt Nam, đặc biệt khi các quy định pháp luật như Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử trong nhiều lĩnh vực kinh doanh. Với sự phát triển của công nghệ và yêu cầu minh bạch trong quản lý tài chính, hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích vượt trội so với hóa đơn giấy truyền thống. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết các lợi ích của hóa đơn điện tử, từ tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả quản lý, đến hỗ trợ chuyển đổi số và bảo vệ môi trường.
1. Tiết kiệm chi phí vận hành
Một trong những lợi ích nổi bật nhất của hóa đơn điện tử là khả năng giảm thiểu chi phí vận hành cho doanh nghiệp. Với hóa đơn giấy, các chi phí liên quan đến in ấn, vận chuyển, lưu trữ, và xử lý thủ công thường chiếm một khoản đáng kể.
Theo ước tính, chi phí in một hóa đơn giấy dao động từ 500 đến 2.000 đồng, chưa kể chi phí gửi hóa đơn qua bưu điện hoặc nhân viên giao hàng. Trong khi đó, hóa đơn điện tử loại bỏ hoàn toàn các chi phí này.
Ngoài ra, việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhân sự liên quan đến việc nhập liệu, kiểm tra, và lưu trữ hóa đơn. Các phần mềm hóa đơn điện tử như Thái Sơn E-invoice hay MISA meInvoice tự động hóa đến 90% nghiệp vụ nhập liệu, giảm thiểu thời gian và công sức của nhân viên kế toán.
Hơn nữa, việc lưu trữ hóa đơn trên hệ thống điện tử giúp doanh nghiệp không cần đầu tư vào kho bãi hay tủ lưu trữ, vốn là một khoản chi phí lớn đối với các doanh nghiệp quy mô lớn.
>> Tham khảo: Khấu trừ thuế GTGT là gì?
2. Nâng cao hiệu quả quản lý và minh bạch
Hóa đơn điện tử mang lại sự thuận tiện trong việc quản lý và tra cứu thông tin. Với các hệ thống hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể dễ dàng tra cứu hóa đơn thông qua mã số thuế, mã QR, hoặc các phần mềm chuyên dụng.
Cổng thông tin của Tổng cục Thuế (https://hoadondientu.gdt.gov.vn) cho phép kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn chỉ trong vài giây, giúp giảm thiểu rủi ro sử dụng hóa đơn giả hoặc không hợp pháp.
Hơn nữa, hóa đơn điện tử đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch. Mọi thông tin trên hóa đơn, từ mã số thuế của người bán và người mua, đến giá trị giao dịch, đều được lưu trữ và truyền trực tiếp đến cơ quan thuế.
Điều này giúp giảm thiểu các hành vi gian lận thuế, như sử dụng hóa đơn khống hoặc xuất hóa đơn sai quy định.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Hóa đơn VAT.
3. Hỗ Trợ Chuyển Đổi Số
Trong bối cảnh Việt Nam đẩy mạnh chuyển đổi số, hóa đơn điện tử là một phần quan trọng của hệ sinh thái kinh tế số.
Các phần mềm hóa đơn điện tử như Thái Sơn E-invoice, S-Invoice của Viettel, hay EasyInvoice được tích hợp với các hệ thống ERP, CRM, và phần mềm kế toán, tạo ra một quy trình làm việc liền mạch.
Doanh nghiệp có thể quản lý toàn bộ chu trình từ phát hành hóa đơn, gửi cho khách hàng, đến kê khai thuế chỉ trên một nền tảng số.
Hóa đơn điện tử cũng hỗ trợ các doanh nghiệp trong lĩnh vực thương mại điện tử, vốn đang phát triển mạnh mẽ.
Từ ngày 1/8/2025, các sàn thương mại điện tử như Shopee hay Lazada bắt buộc xuất hóa đơn điện tử cho từng đơn hàng, ngay cả với các giao dịch dưới 1 triệu đồng.
Điều này không chỉ đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật mà còn giúp các sàn thương mại điện tử quản lý hàng triệu giao dịch mỗi ngày một cách hiệu quả.
>> Tham khảo: Kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu nhiều mức thuế GTGT thì kê khai thuế như thế nào?
4. Tiết kiệm thời gian và tăng cường trải nghiệm khách hàng
Hóa đơn điện tử giúp rút ngắn thời gian xử lý giao dịch. Thay vì chờ đợi hóa đơn giấy được in và gửi qua bưu điện, khách hàng nhận được hóa đơn điện tử ngay lập tức qua email hoặc các ứng dụng như Zalo, SMS.
Điều này đặc biệt quan trọng trong các lĩnh vực bán lẻ, nhà hàng, hoặc dịch vụ, nơi khách hàng yêu cầu nhận hóa đơn nhanh chóng.
Ngoài ra, hóa đơn điện tử cải thiện trải nghiệm khách hàng thông qua tính tiện lợi. Khách hàng có thể tra cứu hóa đơn bất kỳ lúc nào thông qua mã QR hoặc cổng thông tin của Cục Thuế, thay vì phải lưu giữ hóa đơn giấy dễ bị mất mát hoặc hư hỏng.
Các doanh nghiệp lớn như AEON hay Samsung đã áp dụng hóa đơn điện tử để nâng cao chất lượng dịch vụ, đồng thời xây dựng hình ảnh hiện đại và chuyên nghiệp.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
5. Bảo vệ môi trường
Một lợi ích quan trọng nhưng thường bị bỏ qua của hóa đơn điện tử là góp phần bảo vệ môi trường.
Theo thống kê, mỗi năm, hàng tỷ hóa đơn giấy được in ra, dẫn đến việc sử dụng một lượng lớn giấy, mực in, và năng lượng. Việc chuyển sang hóa đơn điện tử giúp giảm thiểu lượng rác thải giấy, đồng thời hạn chế việc chặt phá rừng để sản xuất giấy.
Hơn nữa, việc lưu trữ hóa đơn trên hệ thống điện tử thay vì kho bãi vật lý giúp giảm lượng khí thải carbon liên quan đến vận chuyển và bảo quản.
Đây là một bước tiến quan trọng trong việc xây dựng nền kinh tế xanh, phù hợp với các mục tiêu phát triển bền vững mà Việt Nam đang hướng tới.
>> Tham khảo: Thời gian lập hóa đơn điện tử.
6. Tuân thủ pháp luật và giảm rủi ro pháp lý
Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật một cách dễ dàng hơn. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, từ ngày 1/6/2025, các doanh nghiệp trong lĩnh vực bán lẻ và dịch vụ bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử đảm bảo rằng mọi giao dịch đều được ghi nhận và báo cáo đúng quy định, giảm nguy cơ bị phạt do sai sót hoặc thiếu sót trong kê khai thuế.
Khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp có thể dễ dàng xử lý thông qua Mẫu 04/SS-HĐĐT và lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Quy trình này được thực hiện nhanh chóng qua các phần mềm hóa đơn điện tử, giúp tiết kiệm thời gian so với việc xử lý hóa đơn giấy truyền thống.
>> Tham khảo: Tổng quan Văn bản hợp nhất số 18/VBHN-BTC quy định về hóa đơn điện tử.
7. Tích hợp công nghệ và tăng cường bảo mật
Hóa đơn điện tử được hỗ trợ bởi các công nghệ tiên tiến như chữ ký số, mã QR, và hệ thống lưu trữ đám mây, đảm bảo tính bảo mật cao.
Các nhà cung cấp như Thái Sơn E-invoice, MISA, hay EasyInvoice sử dụng công nghệ mã hóa để bảo vệ dữ liệu hóa đơn, ngăn chặn các hành vi giả mạo hoặc chỉnh sửa trái phép.
Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh các vụ lừa đảo liên quan đến hóa đơn khống ngày càng gia tăng.
Ngoài ra, hóa đơn điện tử cho phép lưu trữ dữ liệu trong thời gian dài (tối thiểu 10 năm theo quy định) mà không lo hư hỏng, mất mát như hóa đơn giấy.
Doanh nghiệp có thể truy xuất dữ liệu bất kỳ lúc nào, hỗ trợ việc kiểm tra, đối chiếu, hoặc báo cáo tài chính.
Kết Luận
Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi