Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, hóa đơn điện tử không còn là một tờ giấy điện tử đơn thuần mà đã trở thành nguồn dữ liệu sống (living data). Từ hàng trăm triệu hóa đơn được phát hành mỗi tháng, doanh nghiệp và cơ quan nhà nước đều cần một công cụ mạnh mẽ để “tóm gọn” toàn bộ thông tin này chỉ trong vài giây. Công cụ đó chính là Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử (gọi tắt là Bảng tổng hợp HĐĐT).
1. Bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT là gì?
Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử là báo cáo dạng bảng tính (Excel, Google Sheets) hoặc dashboard trực quan (Power BI, Tableau, MISA AMIS, Fast BI, v.v.) được tạo tự động hoặc bán tự động, tập hợp toàn bộ thông tin từ hàng nghìn, hàng chục nghìn, thậm chí hàng triệu hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đã phát hành và đã nhận trong một kỳ nhất định (tháng, quý, năm).
Bảng này thay thế hoàn toàn cho:
- Sổ chi tiết mua vào – bán ra truyền thống.
- File Excel kế toán tự chọt tay.
- Các báo cáo C1-01/NS, C1-02/NS, C1-03/NS trước đây.
Từ ngày 01/6/2025, theo Thông tư 32/2025/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc lập và nộp Bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT đã trở thành bắt buộc đối với hầu hết các đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử.
>> Tham khảo: Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử đúng quy định 2025.
2. Nội dung bắt buộc của Bảng tổng hợp
Theo Phụ lục III ban hành kèm Thông tư 32/2025/TT-BTC, Bảng tổng hợp phải bao gồm tối thiểu 24 cột thông tin chính:
| STT | Nội dung bắt buộc | Ghi chú quan trọng |
|---|---|---|
| 1 | Mẫu số hóa đơn | 01GTKT, 02GTTT, 06HD… |
| 2 | Ký hiệu hóa đơn | 11 ký tự theo quy định mới |
| 3 | Số hóa đơn | |
| 4 | Ngày lập hóa đơn | Định dạng dd/mm/yyyy |
| 5 | Mã số thuế người bán | |
| 6 | Tên người bán | |
| 7 | Mã số thuế người mua (nếu có) | Bắt buộc nếu người mua là tổ chức |
| 8 | Tên người mua | |
| 9 | Mã tra cứu của Tổng cục Thuế | 32 ký tự |
| 10 | Hình thức thanh toán | Tiền mặt, chuyển khoản, bù trừ… |
| 11 | Tên hàng hóa, dịch vụ | |
| 12 | Đơn vị tính | |
| 13 | Số lượng | |
| 14 | Đơn giá | |
| 15 | Thành tiền chưa thuế GTGT | |
| 16 | Thuế suất GTGT | 0%, 5%, 8%, 10%, KCT, KHÔNG… |
| 17 | Tiền thuế GTGT | |
| 18 | Tổng tiền thanh toán (có thuế) | |
| 19 | Trạng thái hóa đơn | Đã ký – Chưa ký – Hủy – Thay thế – Điều chỉnh |
| 20 | Loại hóa đơn | Hóa đơn GTGT, bán hàng, từ máy tính tiền, bán tài sản công… |
| 21 | Kỳ thuế | Tháng/quý áp dụng |
| 22 | Ngày hạch toán kế toán | Rất quan trọng để đối chiếu sổ sách |
| 23 | Ghi chú điều chỉnh/thay thế (nếu có) | Số hóa đơn gốc bị thay thế |
| 24 | File XML hoặc link tra cứu | Bắt buộc lưu trữ kèm theo |
3. Vai trò “sống còn” của Bảng tổng hợp đối với 4 nhóm đối tượng
3.1. Đối với Doanh nghiệp
- Tiết kiệm 70–90% thời gian lập báo cáo thuế: chỉ cần nhấn nút “Xuất bảng tổng hợp” từ phần mềm là xong.
- Đối chiếu tự động với sổ sách kế toán, phát hiện ngay hóa đơn thiếu, hóa đơn sai.
- Làm căn cứ khấu trừ thuế GTGT đầu vào nhanh chóng, tránh bị loại chi phí khi quyết toán.
- Là tài liệu bắt buộc nộp kèm khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.
>> Tham khảo: Thủ tục chuyển hộ kinh doanh từ khoán sang kê khai.
3.2. Đối với Kế toán trưởng & kế toán thuế
- Không còn phải in hàng nghìn tờ hóa đơn để đóng chứng từ nữa.
- Dễ dàng phát hiện hóa đơn bất thường: giá trị lớn, thuế suất 0% liên tục, nhà cung cấp mới…
- Tự động phân loại theo khách hàng, mặt hàng, dự án để phân tích kinh doanh.
3.3. Đối với Cơ quan thuế
- Nhận dữ liệu chuẩn hóa từ hàng triệu doanh nghiệp chỉ trong vài ngày đầu tháng.
- Dùng AI so sánh chéo giữa Bảng tổng hợp của người bán và người mua → phát hiện ngay hóa đơn khống, quay vòng.
- Tự động cảnh báo rủi ro cao cho các doanh nghiệp có tỷ lệ hủy/thay thế > 5%.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
3.4. Đối với Ban giám đốc & nhà đầu tư
- Dashboard doanh thu theo ngày, theo chi nhánh, theo mặt hàng chỉ với 1 click.
- Phân tích tỷ trọng khách hàng lớn, khách hàng mới, khách hàng mất.
- Dự báo dòng tiền chính xác hơn nhờ dữ liệu thanh toán thực tế từ hóa đơn.
4. Cách tạo Bảng tổng hợp nhanh nhất năm 2025
Có 3 phương pháp phổ biến:
| Phương pháp | Ưu điểm | Nhược điểm | Phù hợp với |
|---|---|---|---|
| 1. Tự động từ phần mềm HĐĐT (MISA meInvoice, VNPT, EasyInvoice, Viettel Money) | 100% chính xác, tự động, có chữ ký số | Phải trả phí phần mềm | Doanh nghiệp vừa và lớn |
| 2. Kết nối API Tổng cục Thuế → Excel Power Query | Miễn phí, dữ liệu gốc từ cơ quan thuế | Cần biết kỹ thuật cơ bản | Doanh nghiệp nhỏ, kế toán giỏi |
| 3. Dùng công cụ bên thứ 3 (Base Finance, iHOADON, Acacy) | Giao diện đẹp, dashboard trực quan | Phí dịch vụ hàng tháng | Chuỗi bán lẻ, F&B, siêu thị |
5. Một số lỗi thường gặp khi lập Bảng tổng hợp
- Thiếu cột “Mã tra cứu” → Bị từ chối bảng kê → Khắc phục: dùng phần mềm có tích hợp mã tra cứu tự động.
- Sai ngày hạch toán → Bị truy thu thuế → Khắc phục: thiết lập quy tắc hạch toán tự động trong phần mềm kế toán.
- Hóa đơn điều chỉnh/thay thế không ghi rõ số hóa đơn gốc → Bị loại toàn bộ → Khắc phục: luôn điền dòng “Điều chỉnh cho hóa đơn số… ký hiệu… ngày…”.
6. Tương lai của Bảng tổng hợp HĐĐT từ 2026
- Sẽ chuyển hoàn toàn sang định dạng XML hoặc JSON, không còn Excel thủ công.
- Doanh nghiệp chỉ cần nộp 1 lần duy nhất vào ngày 20 của tháng sau, hệ thống tự đối chiếu với toàn quốc.
- Kết nối trực tiếp với ngân hàng → tự động đối chiếu tiền – hóa đơn – thuế.
- Áp dụng blockchain để mã hóa và xác thực nguồn gốc từng dòng dữ liệu.
>> Tham khảo: Hóa đơn VAT; Biên bản điều chỉnh hóa đơn.
Kết luận
Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi