Quy định về khấu trừ thuế TNCN tại nguồn

Khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) tại nguồn là cơ chế quan trọng giúp nhà nước thu đúng, thu đủ thuế từ thu nhập của cá nhân, đồng thời giảm gánh nặng hành chính cho người nộp thuế. Theo Luật Thuế TNCN 2007 (sửa đổi bởi Luật 26/2012/QH13 và Luật 71/2014/QH13), tổ chức chi trả thu nhập (doanh nghiệp, tổ chức) có trách nhiệm khấu trừ thuế trước khi trả tiền cho cá nhân, sau đó kê khai và nộp thay vào ngân sách nhà nước. Năm 2025, quy định được cập nhật mạnh mẽ qua Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/06/2025) và Thông tư 32/2025/TT-BTC, chuyển chứng từ khấu trừ sang hình thức điện tử hoàn toàn, tích hợp với hệ thống eTax. Điều này giúp minh bạch hóa quy trình, giảm sai sót 90% và hỗ trợ quyết toán thuế nhanh chóng. Bài viết phân tích cơ sở pháp lý, cách tính, quy trình thực hiện và lưu ý thực tiễn, giúp doanh nghiệp và cá nhân tuân thủ hiệu quả.

>> Tham khảo: Hướng dẫn thủ tục hoàn thuế GTGT.

1. Cơ Sở Pháp Lý Và Mục Đích Của Khấu Trừ Tại Nguồn

Khấu trừ tại nguồn được quy định tại Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC (hướng dẫn Luật Thuế TNCN), được bổ sung bởi Thông tư 92/2015/TT-BTC và cập nhật năm 2025 qua Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP về chứng từ điện tử). Mục đích chính là:

• Đảm bảo thu đúng thuế: Tổ chức chi trả (người khấu trừ) chịu trách nhiệm tính toán và nộp thay, tránh tình trạng cá nhân trốn tránh.
• Giảm thủ tục cho cá nhân: Cá nhân chỉ cần quyết toán cuối năm nếu có nhiều nguồn thu nhập, thay vì tự nộp từng lần.
• Tăng minh bạch: Từ 01/06/2025, chứng từ khấu trừ TNCN chuyển sang điện tử (mẫu 06/CTKT-TNCN), tích hợp mã QR và chữ ký số, thay thế hoàn toàn chứng từ giấy theo Thông tư 32/2025/TT-BTC.

Đối tượng áp dụng: Tất cả tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập chịu thuế TNCN cho cá nhân cư trú (ở Việt Nam ≥183 ngày/năm) hoặc không cư trú, trừ các khoản miễn thuế (thu nhập dưới 2 triệu đồng/lần, quà tặng giữa vợ chồng…).

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Các Trường Hợp Phải Khấu Trừ Tại Nguồn Và Mức Khấu Trừ

Theo Điểm i Khoản 1 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, khấu trừ áp dụng cho thu nhập từ tiền lương, tiền công, kinh doanh, cho thuê tài sản… Mức khấu trừ phụ thuộc vào loại thu nhập và tình trạng cư trú.

Ví dụ: Nhân viên A có lương tháng 15 triệu đồng (sau trừ BHXH 10,5 triệu), 1 người phụ thuộc → Thu nhập tính thuế = 10,5 – 11 – 4,4 = -4,9 triệu → Không khấu trừ. Nếu lương 30 triệu → Thu nhập tính thuế = 21 – 11 – 4,4 = 5,6 triệu → Khấu trừ 5% = 280.000 đồng.

>> Tham khảo: So sánh Thông tư 99/2025/TT-BTC và Thông tư 200/2014/TT-BTC.

3. Quy Trình Khấu Trừ Và Lập Chứng Từ Điện Tử Năm 2025

Từ 01/06/2025, quy trình khấu trừ được số hóa hoàn toàn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, thay thế chứng từ giấy bằng chứng từ điện tử (mẫu 06/CTKT-TNCN). Các bước thực hiện:

• Tính toán khấu trừ: Tổ chức chi trả xác định thu nhập chịu thuế hàng tháng/quý, trừ giảm trừ (gia cảnh, BHXH, từ thiện), áp dụng biểu lũy tiến (5-35%).
• Khấu trừ tại nguồn: Trừ thuế trước khi trả thu nhập (ngày trả lương, thanh toán hợp đồng). Nếu thu nhập <2 triệu/lần → Không khấu trừ.
• Lập chứng từ điện tử: Ngay tại thời điểm khấu trừ, lập mẫu 06/CTKT-TNCN trên phần mềm (Thái Sơn E-invoice), ký số bằng USB Token, gửi cho cá nhân qua email/SMS với mã QR. Nội dung bắt buộc: Tên cá nhân, MST, thu nhập, thuế khấu trừ, thời điểm.
• Kê khai và nộp thuế: Tổ chức kê khai hàng tháng (Mẫu 05/KK-TNCN) trước ngày 20 tháng sau, nộp thuế qua eTax. Chứng từ cũ (trước 01/06/2025) vẫn hợp lệ nếu chưa xuất.
• Cấp chứng từ cho cá nhân: Gửi chứng từ điện tử ngay, giúp cá nhân quyết toán cuối năm.

Ví dụ: Công ty X trả lương tháng 12/2025 cho nhân viên Y: 20 triệu (sau BH 14 triệu), không phụ thuộc → Thuế = (14 – 11) × 5% = 150.000 đồng. Lập chứng từ điện tử, khấu trừ và nộp trước 20/01/2026.

>> Tham khảo: Thời điểm lập hóa đơn điện tử.

4. Trách Nhiệm Của Tổ Chức Chi Trả Và Cá Nhân

Tổ chức chi trả (người khấu trừ):

• Chịu trách nhiệm tính đúng, khấu trừ đủ, nộp đúng hạn (phạt 20% nếu sai theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
• Lưu trữ chứng từ 10 năm, cung cấp cho cá nhân và cơ quan thuế khi kiểm tra.
• Nếu không khấu trừ → Bị truy thu + phạt 1-3 lần số thuế.

Cá nhân nhận thu nhập:

• Cung cấp thông tin giảm trừ (số phụ thuộc, BHXH) cho tổ chức.
• Quyết toán cuối năm nếu có nhiều nguồn (hạn 30/04/2026), được hoàn nếu khấu trừ thừa.
• Không cung cấp thông tin → Tổ chức khấu trừ tạm 10%, cá nhân tự quyết toán.

5. Lợi Ích Và Thách Thức Năm 2025

Lợi ích:

• Đối với cá nhân: Giảm thủ tục, dễ quyết toán (hệ thống eTax tự động đối chiếu).
• Đối với tổ chức: Tích hợp phần mềm (Thái Sơn Einvoice) tự động tính toán, giảm lỗi.
• Đối với nhà nước: Tăng thu thuế (dự kiến 150.000 tỷ đồng/năm), minh bạch qua dữ liệu điện tử.

>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.

Thách thức:

• Chuyển đổi chứng từ điện tử: Doanh nghiệp phải cập nhật phần mềm trước 01/06/2025, tránh lỗi ký số.
• Sai sót tính toán: Giảm trừ gia cảnh tăng từ 2026 (15,5 triệu bản thân) đòi hỏi cập nhật kịp thời.
• Phạt vi phạm: Chậm nộp tờ khai 05/KK-TNCN: 2-8 triệu; sai khấu trừ: 20% số thuế.

Kết Luận

Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/