Phân loại hóa đơn điện tử và nội dung bắt buộc trên hóa đơn

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành công cụ quan trọng trong quản lý thuế và hoạt động kinh doanh tại Việt Nam, đặc biệt sau khi chuyển đổi số được đẩy mạnh. Từ ngày 01/06/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung nhiều điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã tạo khung pháp lý rõ ràng hơn về loại hình và nội dung bắt buộc của hóa đơn điện tử. Đến năm 2026, các quy định này tiếp tục được áp dụng rộng rãi, kết hợp với Thông tư 32/2025/TT-BTC hướng dẫn chi tiết và Luật Quản lý thuế 2025 (một phần hiệu lực từ 01/01/2026). Bài viết này tổng hợp chi tiết về các loại hóa đơn điện tử và nội dung bắt buộc, giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh nắm rõ để tuân thủ.

1. Các loại hóa đơn điện tử hiện hành

Theo Điều 3 và Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), hóa đơn điện tử được phân loại dựa trên mã cơ quan thuế và cách khởi tạo:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Đây là loại phổ biến nhất, áp dụng cho hầu hết giao dịch bán lẻ, hộ kinh doanh. Hóa đơn được lập và gửi lên cơ quan thuế để cấp mã trước khi phát hành cho người mua. Mã này đảm bảo tính xác thực, chống gian lận. Đối tượng sử dụng rộng rãi, bao gồm doanh nghiệp bán hàng cho cá nhân không kinh doanh.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Dành cho giao dịch B2B lớn, giữa các doanh nghiệp khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Người bán tự lập, ký số và gửi trực tiếp cho người mua mà không cần cấp mã từ cơ quan thuế. Loại này giảm tải hệ thống thuế, phù hợp với giao dịch giá trị cao, ít rủi ro sai sót.
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (hay còn gọi là hóa đơn từ POS/máy tính tiền kết nối thuế): Đây là loại mới được bổ sung và mở rộng từ 01/06/2025. Hóa đơn được lập tự động từ hệ thống tính tiền (POS, phần mềm bán hàng), kết nối chuyển dữ liệu thời gian thực hoặc định kỳ với cơ quan thuế. Loại này có thể có mã cơ quan thuế hoặc chỉ cần dữ liệu điện tử để tra cứu. Đặc điểm nổi bật: Không bắt buộc chữ ký số hiển thị trên hóa đơn in (từ 2026), giảm thủ tục cho bán lẻ nhanh.

Đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền bao gồm:

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên.
• Doanh nghiệp trong lĩnh vực bán lẻ, siêu thị, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, dịch vụ vui chơi giải trí, chiếu phim…

Ngoài ra, từ 2026, Luật Quản lý thuế 2025 (Điều 26) xác nhận ba loại chính: có mã, không có mã, và khởi tạo từ máy tính tiền. Nhà cung cấp nước ngoài (thương mại điện tử, nền tảng số) có thể đăng ký tự nguyện sử dụng hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.

>> Tham khảo: Quy định chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.

2. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử

Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Điểm đ Khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP) quy định rõ các nội dung bắt buộc phải có trên mọi loại hóa đơn điện tử để đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ. Nếu thiếu hoặc sai, hóa đơn có thể bị coi là không hợp pháp, dẫn đến xử phạt.

Các nội dung bắt buộc chính bao gồm:

• Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn:
  • Tên: “Hóa đơn giá trị gia tăng” hoặc “Hóa đơn bán hàng” tùy loại.
  • Ký hiệu mẫu số: Theo quy định (ví dụ: 01GTKT cho GTGT).
  • Từ 2026, ký hiệu thay đổi dạng như 1C26TYY (chữ số cuối là năm lập hóa đơn, theo Thông tư 32/2025/TT-BTC).

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

• Số hóa đơn:
  • Số thứ tự bằng chữ số Ả-rập, tối đa 8 chữ số.
  • Bắt đầu từ 00000001 vào 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng, reset hàng năm hoặc khi thay đổi.
• Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế (MST) của người bán.
• Thông tin người mua:
  • Tên, địa chỉ, MST (hoặc số định danh cá nhân/số điện thoại nếu người mua là cá nhân).
  • Không bắt buộc nếu người mua là cá nhân không kinh doanh và không yêu cầu.
• Thông tin hàng hóa, dịch vụ:
  • Tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
  • Thuế suất GTGT (nếu áp dụng), tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán.
• Thời điểm lập hóa đơn: Ngày, giờ lập (theo thời điểm chuyển giao hàng hóa/dịch vụ hoặc quy định đặc thù).

>> Tham khảo: Thời điểm lập hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

• Chữ ký số (nếu áp dụng): Bắt buộc với hóa đơn điện tử thông thường (có mã/không mã), nhưng không bắt buộc hiển thị trên hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.
• Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã) hoặc dữ liệu điện tử tra cứu (đối với hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền).
• Các nội dung khác:
  • Tiền tệ thanh toán (VND hoặc ngoại tệ nếu được phép).
  • Thông tin bổ sung nếu có (hóa đơn điều chỉnh, thay thế, ủy nhiệm…).

Đối với hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, nội dung được rút gọn nhưng vẫn bắt buộc: tên/địa chỉ/MST người bán, thông tin người mua (nếu yêu cầu), thời điểm lập, tên hàng hóa/dịch vụ, đơn giá/số lượng/giá thanh toán, mã cơ quan thuế hoặc dữ liệu tra cứu.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

3. Ý nghĩa và lưu ý khi áp dụng

Việc quy định rõ loại hình và nội dung bắt buộc giúp:

• Tăng tính minh bạch, chống trốn thuế.
• Giảm chi phí in ấn, lưu trữ cho doanh nghiệp.
• Hỗ trợ chuyển đổi số, đặc biệt với hóa đơn từ máy tính tiền giúp giao dịch nhanh chóng ở bán lẻ.

Doanh nghiệp cần cập nhật phần mềm hóa đơn (Thái Sơn E-invoice…) để đồng bộ quy định mới. Từ 2026, hệ thống thuế dự kiến xử lý lượng dữ liệu lớn hơn, nên tuân thủ nghiêm ngặt để tránh phạt (từ 10-40 triệu đồng tùy vi phạm).

>> Tham khảo: Biên bản điều chỉnh hóa đơn.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/