Trong bối cảnh thương mại điện tử và kinh doanh số phát triển bùng nổ tại Việt Nam, hóa đơn thương mại điện tử (HĐTMĐT) đã trở thành một công cụ thiết yếu để quản lý thuế và giao dịch trực tuyến. Được quy định chính thức tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP (ban hành ngày 20/03/2025, hiệu lực từ 01/06/2025) và hướng dẫn chi tiết bởi Thông tư 32/2025/TT-BTC (ban hành ngày 31/05/2025, hiệu lực từ 01/06/2025), HĐTMĐT là một dạng hóa đơn điện tử (HĐĐT) chuyên biệt, phục vụ các giao dịch xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ số, và đặc biệt hỗ trợ các nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam. HĐTMĐT không chỉ giúp cơ quan thuế (CQT) theo dõi và thu đúng thuế giá trị gia tăng (GTGT) mà còn thúc đẩy sự minh bạch, cạnh tranh công bằng trong nền kinh tế số.
1. Hóa đơn thương mại điện tử là gì?
HĐTMĐT là hóa đơn được lập dưới dạng dữ liệu điện tử, ghi nhận thông tin giao dịch thương mại trong các hoạt động kinh doanh số, bao gồm bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ qua nền tảng trực tuyến hoặc xuyên biên giới.
Theo khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, HĐTMĐT có cấu trúc nội dung tương tự HĐĐT GTGT hoặc bán hàng, nhưng được thiết kế để phù hợp với đặc thù của giao dịch số, chẳng hạn như không yêu cầu địa chỉ vật lý cố định cho người bán nước ngoài.
Các thông tin cốt lõi của HĐTMĐT bao gồm: tên và mã định danh của người bán (có thể là mã số thuế Việt Nam hoặc mã quốc tế), thông tin người mua, chi tiết hàng hóa/dịch vụ (tên, số lượng, đơn giá), giá trị giao dịch, thuế suất GTGT (0%, 5%, 8% hoặc 10%), tổng thanh toán, và chữ ký số (nếu áp dụng).
Điểm khác biệt lớn là HĐTMĐT cho phép nhà cung cấp nước ngoài tự nguyện đăng ký sử dụng mà không cần thành lập pháp nhân tại Việt Nam, chỉ cần cam kết truyền dữ liệu đến Tổng cục Thuế theo định dạng XML chuẩn. Điều này mở ra cơ hội cho các ông lớn như Amazon, Google Ads, hoặc Netflix tham gia thị trường Việt Nam một cách hợp pháp và minh bạch.
HĐTMĐT được phân loại thành hai loại chính: có mã của CQT (cho giao dịch nội địa lớn) và không có mã (cho giao dịch xuyên biên giới nhỏ lẻ). Từ năm 2025, ký hiệu hóa đơn được cập nhật với nhóm ký tự riêng, ví dụ C25TMĐT (C cho có mã, 25 cho năm 2025, TMĐT cho loại hóa đơn), theo Thông tư 32/2025/TT-BTC.
>> Tham khảo: Hộ kinh doanh cá thể nộp thuế TNCN thế nào?
2. Vai trò của hóa đơn thương mại điện tử
2.1. Quản lý thuế trong nền kinh tế số
Thương mại điện tử xuyên biên giới tạo ra khoảng trống lớn trong việc thu thuế, với doanh thu từ các nền tảng số ước tính hàng tỷ USD mỗi năm nhưng chỉ một phần nhỏ được kê khai.
HĐTMĐT giúp CQT theo dõi doanh thu thực tế từ các giao dịch như quảng cáo trực tuyến, streaming video, hoặc bán hàng qua app, đảm bảo thu đúng thuế GTGT theo Luật Thuế GTGT 2008 (sửa đổi, bổ sung 2013). Vai trò này đặc biệt quan trọng khi Việt Nam cam kết thực hiện các thỏa thuận quốc tế về thuế số (như BEPS của OECD).
2.2. Thúc đẩy kinh doanh số và xuất khẩu
HĐTMĐT hỗ trợ doanh nghiệp Việt Nam xuất khẩu hàng hóa và dịch vụ số (phần mềm, nội dung kỹ thuật số) một cách dễ dàng, với hóa đơn được công nhận quốc tế. Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs), nó giảm rào cản pháp lý, giúp họ tiếp cận thị trường toàn cầu qua các nền tảng như Shopee, Lazada hoặc Etsy.
2.3. Tích hợp hệ sinh thái số
HĐTMĐT được thiết kế để tích hợp với các hệ thống thanh toán số (ví điện tử, thẻ tín dụng quốc tế) và nền tảng thương mại điện tử, tạo ra dòng chảy dữ liệu liền mạch từ giao dịch đến kê khai thuế. Điều này góp phần xây dựng Chính phủ số, doanh nghiệp số theo Chiến lược quốc gia về Cách mạng công nghiệp 4.0.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Hóa đơn thay thế.
3. Quy định pháp lý về hóa đơn thương mại điện tử
Khung pháp lý cho HĐTMĐT được xây dựng dựa trên Nghị định 123/2020/NĐ-CP về HĐĐT, được mở rộng bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC.
3.1. Đối tượng áp dụng
- Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân tham gia kinh doanh thương mại điện tử, xuất khẩu qua nền tảng số.
- Nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú (khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), tự nguyện đăng ký qua cổng iHTKK.
- Các nền tảng trung gian (Shopee, Tiki) phải hỗ trợ truyền dữ liệu HĐTMĐT đến CQT.
3.2. Thời điểm lập và truyền dữ liệu
- Lập hóa đơn ngay khi hoàn thành giao dịch (chuyển giao quyền sử dụng dịch vụ số hoặc thông quan hàng hóa xuất khẩu).
- Truyền dữ liệu: Ngay lập tức cho giao dịch nội địa; chậm nhất ngày làm việc tiếp theo cho xuất khẩu; trong 72 giờ nếu sự cố kỹ thuật.
3.3. Hồ sơ đăng ký và ký hiệu
- Hồ sơ đăng ký: Mẫu 01/ĐK-HĐĐT, thông tin đăng ký kinh doanh quốc tế (nếu áp dụng), cam kết truyền dữ liệu.
- Ký hiệu: Theo quy định mới, tự động cập nhật hàng năm (ví dụ: từ 24TMĐT sang 25TMĐT).
>> Tham khảo: Quy định mới nhất về thuế TNDN.
3.4. Xử lý sai sót và vi phạm
- Điều chỉnh/thay thế: Lập hóa đơn mới ghi rõ nội dung sai sót, cho phép gộp nhiều hóa đơn sai trong một lần.
- Xử phạt: Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, phạt từ 4-20 triệu đồng nếu không truyền dữ liệu; nghiêm trọng hơn có thể bị ngừng cấp mã.
4. Lợi ích của hóa đơn thương mại điện tử
4.1. Đối với doanh nghiệp
HĐTMĐT giảm chi phí in ấn, lưu trữ hóa đơn giấy lên đến 80%, đồng thời tự động hóa quy trình lập và gửi hóa đơn qua email hoặc app. Đối với SMEs xuất khẩu, nó cung cấp chứng từ pháp lý để khấu trừ thuế và vay vốn ngân hàng. Các doanh nghiệp FDI như Grab hay Uber hưởng lợi từ tích hợp trực tiếp với hệ thống ERP, giảm thời gian xử lý giao dịch từ ngày xuống chỉ vài phút.
4.2. Đối với cơ quan thuế
Dữ liệu HĐTMĐT truyền thời gian thực giúp CQT phân tích big data, dự báo doanh thu thuế và phát hiện gian lận (như hóa đơn giả mạo). Ước tính, việc triển khai HĐTMĐT có thể tăng thu ngân sách từ thương mại điện tử lên 20-30% hàng năm.
4.3. Đối với nền kinh tế
HĐTMĐT thúc đẩy tăng trưởng thương mại điện tử, dự kiến đạt 57 tỷ USD vào năm 2025 theo Bộ Công Thương, đồng thời thu hút đầu tư nước ngoài bằng môi trường kinh doanh minh bạch.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
5. Thách thức khi triển khai hóa đơn thương mại điện tử
5.1. Rào cản công nghệ và tích hợp
Nhà cung cấp nước ngoài thường sử dụng hệ thống không tương thích với định dạng XML Việt Nam, đòi hỏi đầu tư lớn để tùy chỉnh. Doanh nghiệp nhỏ gặp khó khăn với chữ ký số và máy tính tiền kết nối.
5.2. Phối hợp quốc tế và tuân thủ
Khác biệt pháp lý giữa các quốc gia (ví dụ: thuế số ở EU vs. Việt Nam) gây phức tạp cho nhà cung cấp nước ngoài. Việc xác minh giao dịch xuyên biên giới vẫn phụ thuộc vào hợp tác đa phương.
5.3. Nhận thức và đào tạo
Nhiều doanh nghiệp Việt Nam chưa quen với HĐTMĐT, dẫn đến tỷ lệ tuân thủ thấp. Người tiêu dùng ít yêu cầu hóa đơn số, làm giảm hiệu quả giám sát.
>> Tham khảo: Top 5 nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín.
5.4. Rủi ro bảo mật
Dữ liệu giao dịch số dễ bị tấn công mạng, đòi hỏi tiêu chuẩn mã hóa cao nhưng nhiều hệ thống chưa đạt chuẩn.
Kết luận
Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi