Hướng dẫn hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử

Hộ kinh doanh cá thể (HKD) là một trong những thành phần quan trọng của nền kinh tế Việt Nam, với hơn 5 triệu hộ hoạt động trong các lĩnh vực như bán lẻ, dịch vụ ăn uống, khách sạn và vui chơi giải trí. Tuy nhiên, việc xuất hóa đơn – đặc biệt là hóa đơn điện tử (HĐĐT) – thường khiến nhiều chủ hộ bối rối do quy định pháp lý thay đổi nhanh chóng. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, từ ngày 1/6/2025, tất cả hộ kinh doanh trong các lĩnh vực nêu trên phải bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, nhằm tăng minh bạch, chống thất thu thuế và thúc đẩy chuyển đổi số. Bài viết hướng dẫn hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử nhanh chóng và đúng quy định.

1. Quy Định Pháp Lý Về Xuất Hóa Đơn Đối Với Hộ Kinh Doanh

Việc xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh được quy định rõ ràng để đảm bảo tính hợp pháp và thống nhất. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025), HKD phải xuất hóa đơn tại thời điểm chuyển giao hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ, trừ trường hợp khách hàng không yêu cầu.

Các loại hóa đơn chính:

• Hóa đơn bán hàng: Dùng cho giao dịch thông thường, không khấu trừ thuế GTGT (phù hợp với hộ kinh doanh nhỏ).
• Hóa đơn GTGT: Nếu hộ kinh doanh đăng ký phương pháp khấu trừ (thường cho hộ lớn hơn).
• Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền: Bắt buộc từ 1/6/2025 cho bán lẻ, ăn uống, với tích hợp tự động dữ liệu bán hàng.

Hộ kinh doanh phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với Chi cục Thuế địa phương qua mẫu 01/ĐK-HĐĐT. Hóa đơn phải có đầy đủ thông tin: Tên, địa chỉ, MST hộ; tên khách hàng; chi tiết hàng hóa/dịch vụ; tổng tiền; chữ ký số và mã của cơ quan thuế. Lưu trữ hóa đơn ít nhất 10 năm, có thể điện tử hoặc giấy (nếu in chuyển đổi).

Nếu hộ kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm, có thể không xuất hóa đơn mà chỉ ghi sổ, nhưng từ 2025, quy định này sẽ siết chặt hơn. Cơ quan thuế hỗ trợ miễn phí qua cổng gdt.gov.vn, giúp hộ kinh doanh dễ dàng tuân thủ mà không tốn kém.

>> Tham khảo: Tổng hợp quy định về mức giảm trừ gia cảnh.

2. Chuẩn bị trước khi xuất hóa đơn

Để xuất hóa đơn suôn sẻ, hộ kinh doanh cần chuẩn bị kỹ lưỡng. Dưới đây là các bước cơ bản:

2.1. Đăng ký mã số thuế và hóa đơn

• Nếu chưa có MST, đăng ký tại Chi cục Thuế quận/huyện (mang CMND/CCCD, giấy phép kinh doanh). Quy trình mất 3-5 ngày.
• Nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu 01/TB-ĐT. Cơ quan thuế phê duyệt trong 1-2 ngày, cấp mã xác nhận.

2.2. Lựa chọn phần mềm và chữ ký số

• Chọn phần mềm phù hợp.
• Mua chữ ký số (USB Token) từ nhà cung cấp như Thaison-CA.

2.3. Thiết lập thiết bị

• Máy tính tiền hoặc POS: Kết nối với phần mềm để tự động ghi nhận giao dịch (bắt buộc từ 2025).
• Internet ổn định: Để gửi dữ liệu lên Tổng cục Thuế.

Lưu ý: Hộ kinh doanh mới bắt đầu có thể dùng gói miễn phí từ nhà nước qua chương trình hỗ trợ chuyển đổi số, giảm gánh nặng chi phí ban đầu.

3. Các bước xuất hóa đơn điện tử chi tiết

Quy trình xuất hóa đơn điện tử đơn giản.

Bước 1: Đăng nhập và chọn loại hóa đơn

• Đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử.
• Đăng nhập bằng MST và mật khẩu (lần đầu đổi mật khẩu mạnh).
• Chọn “Lập hóa đơn mới” > Loại: “Hóa đơn bán hàng” (cho hộ kinh doanh thông thường).

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Hóa đơn VAT.

Bước 2: Nhập thông tin giao dịch

• Thông tin người bán: Tự động điền từ hồ sơ (tên hộ, địa chỉ, MST).
• Thông tin người mua: Nhập tên khách (nếu lẻ: “Khách lẻ”), địa chỉ (tùy chọn), MST (nếu có). Với khách quen, lưu vào danh bạ để tự động.
• Chi tiết hàng hóa/dịch vụ:
  • Nhấn “Thêm sản phẩm”: Chọn từ danh mục (ví dụ: “Cơm tấm” – giá 30.000 VNĐ, số lượng 2, VAT 10%).
  • Hệ thống tự tính: Thành tiền = 60.000 VNĐ; Thuế GTGT = 6.000 VNĐ; Tổng = 66.000 VNĐ.
  • Thêm ghi chú nếu cần (ví dụ: “Giao hàng miễn phí”).
• Ngày lập: Tự động hiện tại; Ký hiệu hóa đơn: Tự sinh (ví dụ: 01NS-HKD/001).

Bước 3: Kiểm tra và hoàn tất

• Xem trước hóa đơn: Kiểm tra lỗi (số liệu, chính tả).
• Nhấn “Lưu tạm” nếu cần chỉnh sửa sau.

Quy trình này tích hợp với máy tính tiền: Khi bán, dữ liệu tự động đẩy vào phần mềm, giảm thủ công.

>> Tham khảo: Hóa đơn thương mại điện tử – Xu thế của doanh nghiệp tương lai.

4. Gửi hóa đơn, lưu trữ và tra cứu

Sau khi lập, hóa đơn cần được ký số và gửi ngay để hợp lệ.

Bước 1: Ký số và cấp mã

• Cắm USB Token, chọn chứng thư số > Nhập PIN > “Ký điện tử”. Hệ thống gửi lên Tổng cục Thuế, nhận mã xác thực (13 ký tự) trong 1-2 giây.
• Hóa đơn giờ có mã QR và dấu đỏ điện tử.

Bước 2: Gửi cho khách hàng

• Chọn “Gửi”: Qua email/SMS (nhập số điện thoại/email khách), hoặc in giấy (nếu yêu cầu) với dòng chữ “Chuyển đổi từ điện tử”.
• Khách quét QR để tra cứu tại tracuuhoadon.gdt.gov.vn.

Bước 3: Lưu trữ và tra cứu

• Tự động lưu trên đám mây (10 năm miễn phí). Xuất file PDF/XML để in hoặc lưu máy.
• Tra cứu: Vào app > “Danh sách hóa đơn” > Lọc theo ngày/MST.

Điều này giúp HKD dễ dàng kê khai thuế hàng quý.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

5. Xử lý sai sót khi xuất hóa đơn

Sai sót là không tránh khỏi, nhưng có cách khắc phục theo quy định.

• Hóa đơn sai thông tin: Lập “Hóa đơn điều chỉnh” > Chọn hóa đơn gốc > Nhập lý do (ví dụ: “Sai số lượng”) > Ký số mới > Gửi thay thế.
• Hóa đơn thừa: Lập “Hóa đơn hủy” với lý do chi tiết.
• Thời hạn: Trong 10 ngày kể từ phát hiện; thông báo cơ quan thuế nếu cần.

Tránh sửa trực tiếp sau ký số để không vi phạm pháp lý. Nếu lặp lại, tham khảo Chi cục Thuế để tránh phạt.

>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.

Kết luận

Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/