Hướng dẫn kê khai thuế điện tử nhanh chóng

Kê khai thuế điện tử là phương thức nộp tờ khai thuế thông qua các nền tảng trực tuyến, thay thế cho phương thức truyền thống bằng giấy tờ. Tại Việt Nam, kê khai thuế điện tử được triển khai rộng rãi từ năm 2013 và trở thành yêu cầu bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Hệ thống này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng tính minh bạch và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. Với sự hỗ trợ của các phần mềm như iHTKK, eTax, và các giải pháp hóa đơn điện tử như Thái Sơn E-invoice, việc kê khai thuế trở nên đơn giản và hiệu quả hơn bao giờ hết. Bài viết này cung cấp hướng dẫn chi tiết cách kê khai thuế điện tử, từ chuẩn bị, thực hiện, đến các lưu ý quan trọng.

1. Kê khai thuế điện tử là gì?

Kê khai thuế điện tử là quá trình doanh nghiệp hoặc cá nhân nộp các tờ khai thuế (như thuế giá trị gia tăng – VAT, thuế thu nhập doanh nghiệp – TNDN, thuế thu nhập cá nhân – TNCN) thông qua hệ thống trực tuyến của Tổng cục Thuế, cụ thể là cổng eTax (etax.gov.vn) hoặc các phần mềm được phê duyệt. Hệ thống này cho phép:

• Nộp tờ khai mọi lúc, mọi nơi mà không cần đến cơ quan thuế.
• Ký số điện tử để đảm bảo tính pháp lý.
• Nhận thông báo, tra cứu kết quả kê khai và đối chiếu dữ liệu thuế trực tuyến.
• Tích hợp với hóa đơn điện tử để tự động hóa báo cáo thuế.

Kê khai thuế điện tử là một phần của chuyển đổi số trong quản lý thuế, giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả kiểm soát.

>> Tham khảo: Hóa đơn thương mại điện tử là gì?

2. Lợi ích của kê khai thuế điện tử

• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Không cần in ấn, di chuyển đến cơ quan thuế, giảm chi phí nhân sự và giấy tờ.
• Độ chính xác cao: Phần mềm hỗ trợ kiểm tra dữ liệu trước khi nộp, giảm sai sót so với kê khai thủ công.
• Minh bạch và tiện lợi: Doanh nghiệp có thể tra cứu lịch sử nộp thuế, nhận thông báo từ cơ quan thuế qua email hoặc SMS.
• Tích hợp hóa đơn điện tử: Dữ liệu từ hóa đơn điện tử được tự động tổng hợp vào tờ khai thuế, giảm công sức nhập liệu.
• Hỗ trợ làm việc từ xa: Phù hợp với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc làm việc trực tuyến.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Hóa đơn thay thế.

3. Chuẩn bị trước khi kê khai thuế điện tử

Trước khi bắt đầu, doanh nghiệp cần chuẩn bị các điều kiện sau:

3.1. Đăng ký chữ ký số

• Chữ ký số là bắt buộc để ký và nộp tờ khai điện tử. Doanh nghiệp cần liên hệ các nhà cung cấp uy tín như Viettel-CA, VNPT-CA, hoặc FPT-CA để đăng ký.
• Đảm bảo chữ ký số còn hiệu lực và được cài đặt trên máy tính.

3.2. Đăng ký tài khoản kê khai thuế điện tử

• Truy cập cổng eTax (etax.gov.vn) hoặc tải ứng dụng iHTKK.
• Đăng ký tài khoản bằng mã số thuế (MST) của doanh nghiệp và thông tin chữ ký số.
• Nhận thông tin đăng nhập (tên người dùng và mật khẩu) từ cơ quan thuế.

3.3. Chuẩn bị phần mềm và dữ liệu

• Cài đặt phần mềm iHTKK (nếu sử dụng kê khai qua phần mềm) hoặc sử dụng trình duyệt web (Chrome, Firefox) để truy cập eTax.
• Chuẩn bị dữ liệu hóa đơn (đầu vào, đầu ra) từ phần mềm kế toán hoặc hóa đơn điện tử (như Thái Sơn E-invoice, Viettel Money).
• Đảm bảo kết nối internet ổn định.

3.4. Kiểm tra thông tin thuế

• Xác minh thông tin doanh nghiệp (MST, địa chỉ, thông tin liên hệ) trên hệ thống eTax.
• Kiểm tra kỳ kê khai (hàng tháng, hàng quý) theo quy định của doanh nghiệp (doanh nghiệp lớn thường kê khai hàng tháng, doanh nghiệp nhỏ có thể kê khai hàng quý).

>> Tham khảo: ThaisonSoft được Cục Thuế lựa chọn hỗ trợ hộ kinh doanh triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.

4. Quy trình kê khai thuế điện tử

Dưới đây là các bước chi tiết để kê khai thuế điện tử, sử dụng ví dụ kê khai thuế VAT:

Bước 1: Thu thập và tổng hợp dữ liệu

• Thu thập toàn bộ hóa đơn đầu vào (mua hàng/dịch vụ) và đầu ra (bán hàng/dịch vụ) trong kỳ kê khai.
• Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử (như Thái Sơn E-invoice) để xuất bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn.
• Đảm bảo các hóa đơn hợp lệ, có mã cơ quan thuế (Mã CQT) đối với hóa đơn điện tử.

Bước 2: Lập tờ khai thuế

• Truy cập hệ thống:
  • Đăng nhập vào cổng eTax (etax.gov.vn) hoặc phần mềm iHTKK.
  • Chọn mục “Kê khai thuế” và loại tờ khai (ví dụ: Tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTKT).
• Nhập dữ liệu:
  • Nhập thông tin doanh nghiệp (MST, kỳ kê khai).
  • Nhập dữ liệu từ bảng tổng hợp hóa đơn: số lượng, giá trị trước thuế (GTNT), thuế VAT.
  • Nếu sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, dữ liệu có thể được tự động đồng bộ vào tờ khai.
• Kiểm tra dữ liệu: Phần mềm sẽ tự động kiểm tra lỗi (sai số liệu, thiếu thông tin). Sửa lỗi nếu có.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

Bước 3: Ký và nộp tờ khai

• Sử dụng chữ ký số để ký điện tử trên tờ khai.
• Nhấn “Nộp tờ khai” trên hệ thống eTax hoặc iHTKK.
• Hệ thống sẽ gửi thông báo xác nhận nộp thành công qua email hoặc SMS.

Bước 4: Nộp tiền thuế (nếu có)

• Kiểm tra số thuế phải nộp (nếu có) trên tờ khai.
• Chuyển khoản tiền thuế vào tài khoản của cơ quan thuế qua ngân hàng hoặc cổng eTax (hỗ trợ thanh toán trực tuyến).
• Lưu ý: Thời hạn nộp thuế VAT thường là ngày 20 của tháng tiếp theo (đối với kê khai hàng tháng) hoặc cuối tháng đầu tiên của quý tiếp theo (đối với kê khai hàng quý).

Bước 5: Lưu trữ và tra cứu

• Tải file tờ khai đã nộp (định dạng XML hoặc PDF) để lưu trữ.
• Tra cứu lịch sử kê khai trên eTax để kiểm tra trạng thái tờ khai (đã nộp, đã tiếp nhận, có sai sót, v.v.).

>> Tham khảo: Biên bản điều chỉnh hóa đơn.

5. Các loại tờ khai thuế phổ biến

• Thuế GTGT (mẫu 01/GTKT): Kê khai thuế VAT đầu vào và đầu ra, áp dụng cho doanh nghiệp theo phương pháp khấu trừ.
• Thuế TNDN (mẫu 03/TNDN): Kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp, thường nộp hàng quý hoặc hàng năm.
• Thuế TNCN (mẫu 05/KK-TNCN): Kê khai thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên, áp dụng cho doanh nghiệp có trả lương.
• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (mẫu BC26/AC): Báo cáo số lượng hóa đơn đã sử dụng trong kỳ, áp dụng cho hóa đơn điện tử.

6. Lưu ý khi kê khai thuế điện tử

• Đúng thời hạn: Tuân thủ thời hạn nộp tờ khai (ngày 20 hoặc 30/31 tùy kỳ). Chậm nộp có thể bị phạt từ 400.000 đến 5.000.000 VNĐ theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
• Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn: Chỉ kê khai các hóa đơn hợp lệ, có đầy đủ thông tin (MST, Mã CQT, chữ ký số).
• Xử lý sai sót: Nếu phát hiện sai sót sau khi nộp, lập tờ khai bổ sung (mẫu 01/KHBS) và thông báo điều chỉnh (mẫu 04/SS-HĐĐT).
• Sử dụng phần mềm uy tín: Các giải pháp như Thái Sơn E-invoice, MISA e-Invoice giúp đồng bộ dữ liệu hóa đơn với tờ khai thuế, giảm sai sót.
• Lưu trữ đầy đủ: Lưu trữ tờ khai và hóa đơn (điện tử hoặc giấy) ít nhất 10 năm để phục vụ kiểm tra thuế.
• Cập nhật quy định mới: Theo dõi các văn bản pháp lý như Thông tư 78/2021/TT-BTC để đảm bảo tuân thủ.

>> Tham khảo: Thời điểm lập hóa đơn điện tử.

Kết luận

Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/