Phạm vi áp dụng hóa đơn điện tử 2025

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là loại hóa đơn được lập, phát hành, quản lý và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử, thay thế hoàn toàn cho hóa đơn giấy truyền thống. Tại Việt Nam, hóa đơn điện tử đã trở thành công cụ quan trọng trong quá trình chuyển đổi số, giúp tăng cường minh bạch, giảm chi phí quản lý và chống thất thu thuế. Với các quy định pháp lý mới nhất, đặc biệt là Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP) và Thông tư 32/2025/TT-BTC, phạm vi áp dụng hóa đơn điện tử đã được mở rộng và chuẩn hóa, bao phủ hầu hết các loại hình kinh doanh và giao dịch.

1. Phạm vi áp dụng hóa đơn điện tử

1.1. Đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tất cả các tổ chức, doanh nghiệp, hộ và cá nhân kinh doanh tại Việt Nam đều phải sử dụng hóa đơn điện tử trong các giao dịch mua bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Cụ thể, các đối tượng bao gồm:

• Doanh nghiệp: Bao gồm doanh nghiệp nhà nước, công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh và các loại hình doanh nghiệp khác, bất kể quy mô hay ngành nghề. Tính đến tháng 8/2025, 100% doanh nghiệp tại Việt Nam đã chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử, đánh dấu một bước tiến lớn trong chuyển đổi số.
• Hộ và cá nhân kinh doanh: Các hộ kinh doanh cá thể, cá nhân kinh doanh tự do (như bán hàng rong, kinh doanh nhỏ lẻ) cũng phải sử dụng hóa đơn điện tử, đặc biệt trong các lĩnh vực bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng.
• Tổ chức kinh tế khác: Bao gồm các hợp tác xã, tổ chức phi lợi nhuận, và các đơn vị sự nghiệp có thu (như trường học, bệnh viện tư nhân) khi thực hiện các giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Cơ quan nhà nước và tổ chức sử dụng ngân sách: Các đơn vị này phải sử dụng hóa đơn điện tử khi mua sắm, thanh toán dịch vụ hoặc thực hiện các giao dịch liên quan.

>> Tham khảo: Tổng hợp quy định về hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

1.2. Các lĩnh vực kinh doanh cụ thể

Hóa đơn điện tử được áp dụng rộng rãi trong hầu hết các lĩnh vực kinh doanh, với một số ngành nghề đặc thù được chú trọng trong các quy định mới:

• Bán lẻ xăng dầu: Tính đến ngày 31/3/2025, 99,97% cửa hàng bán lẻ xăng dầu đã triển khai phát hành hóa đơn điện tử cho từng lần bán hàng, đảm bảo kết nối dữ liệu với cơ quan thuế theo thời gian thực.
• Dịch vụ ăn uống và bán lẻ: Các nhà hàng, quán ăn, siêu thị, cửa hàng tiện lợi, nhà thuốc, trung tâm thương mại phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, đặc biệt từ ngày 15/12/2025, theo Thông tư 32/2025/TT-BTC.
• Dịch vụ đặc thù: Các lĩnh vực như bán vé sân golf, dịch vụ vận tải, logistics, và du lịch cũng nằm trong phạm vi bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Các giao dịch này thường yêu cầu hóa đơn có mã của cơ quan thuế để đảm bảo tính minh bạch.
• Thương mại điện tử và kinh doanh trực tuyến: Các nền tảng thương mại điện tử (như Shopee, Lazada, Tiki) và doanh nghiệp kinh doanh trực tuyến phải phát hành hóa đơn điện tử cho mọi giao dịch, kể cả khi người mua là cá nhân không yêu cầu hóa đơn.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

1.3. Các trường hợp miễn trừ hoặc đặc biệt

Mặc dù hóa đơn điện tử là bắt buộc, một số trường hợp được quy định đặc biệt:

• Giao dịch không cần thông tin người mua: Đối với các giao dịch bán lẻ trực tiếp cho cá nhân (như mua hàng tại siêu thị, nhà hàng), hóa đơn điện tử có thể không ghi thông tin người mua, nhưng vẫn phải có mã của cơ quan thuế để tra cứu.
• Doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ: Các doanh nghiệp này có thể sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế nếu đáp ứng các điều kiện về độ tin cậy và đã đăng ký với cơ quan thuế.
• Khu vực khó khăn: Một số khu vực nông thôn, vùng sâu, vùng xa, nơi hạ tầng công nghệ còn hạn chế, được phép áp dụng lộ trình chuyển đổi linh hoạt, nhưng vẫn phải đảm bảo tuân thủ trong thời hạn quy định.

2. Quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Một trong những điểm nổi bật của Nghị định 70/2025/NĐ-CP là quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Đây là loại hóa đơn được lập tự động từ các thiết bị bán hàng (POS) có kết nối trực tiếp với cơ quan thuế. Các đặc điểm chính bao gồm:

• Áp dụng cho bán lẻ và dịch vụ: Các cơ sở kinh doanh như siêu thị, nhà hàng, nhà thuốc, cửa hàng xăng dầu phải sử dụng máy tính tiền để phát hành hóa đơn điện tử ngay tại thời điểm giao dịch.
• Kết nối dữ liệu thời gian thực: Máy tính tiền phải gửi dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế theo định dạng XML ngay sau khi phát hành, đảm bảo tính minh bạch và chống gian lận.
• Hỗ trợ chương trình “Hóa đơn may mắn”: Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế là điều kiện để người mua tham gia chương trình quay thưởng “Hóa đơn may mắn” do Tổng cục Thuế tổ chức từ tháng 10/2025, với giải thưởng lên đến 50 triệu đồng.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

3. Lợi ích của việc áp dụng hóa đơn điện tử

Việc mở rộng phạm vi áp dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp, người tiêu dùng và cơ quan quản lý:

• Đối với doanh nghiệp: Giảm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển hóa đơn; tối ưu hóa quy trình kế toán; tăng cường tích hợp với các hệ thống ERP, SAP, CRM.
• Đối với người tiêu dùng: Dễ dàng tra cứu, lưu trữ hóa đơn qua cổng thông tin của Tổng cục Thuế (hoadondientu.gdt.gov.vn); tham gia các chương trình khuyến khích như “Hóa đơn may mắn”.
• Đối với cơ quan thuế: Tăng cường minh bạch, giảm thất thu thuế, và hỗ trợ quản lý dữ liệu kinh tế theo thời gian thực.

Mặc dù hóa đơn điện tử đã được áp dụng rộng rãi, vẫn còn một số thách thức:

• Nhận thức của người dân: Nhiều người tiêu dùng chưa quen với việc yêu cầu hóa đơn điện tử hoặc tra cứu hóa đơn, đặc biệt ở các khu vực nông thôn.
• Chi phí triển khai: Một số doanh nghiệp nhỏ lo ngại về chi phí đầu tư phần mềm và máy tính tiền. Tuy nhiên, các nhà cung cấp như VNPT, Thái Sơn (E-Invoice), MISA đã cung cấp giải pháp tối ưu chi phí, hỗ trợ 24/7.
• Hạ tầng công nghệ: Ở một số khu vực, kết nối internet không ổn định có thể ảnh hưởng đến việc gửi dữ liệu hóa đơn điện tử.

>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.

Kết luận

Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/