Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử (HĐĐT) đến cơ quan thuế là một trong những yêu cầu cốt lõi của hệ thống quản lý hóa đơn điện tử tại Việt Nam, nhằm tăng cường minh bạch, chống thất thu thuế và hỗ trợ kê khai thuế tự động. Từ năm 2026, quy định này được thực hiện nghiêm ngặt hơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP hiệu lực từ 01/06/2025) và Thông tư 32/2025/TT-BTC (ban hành ngày 31/05/2025, hiệu lực từ 01/06/2025). Quy định áp dụng cho tất cả người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng HĐĐT, đặc biệt với hộ kinh doanh (HKD) chuyển sang kê khai theo doanh thu thực tế từ 01/01/2026 (Nghị quyết 198/2025/QH15).
1. Cơ sở pháp lý chính về chuyển dữ liệu
- Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi khoản 14 Điều 1 Nghị định 70/2025): Quy định chi tiết phương thức, thời điểm, định dạng và trách nhiệm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.
- Thông tư 32/2025/TT-BTC: Hướng dẫn cụ thể về kết nối, truyền nhận dữ liệu, bao gồm định dạng chuẩn XML, phương thức gửi trực tiếp hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
- Nghị định 70/2025/NĐ-CP: Bổ sung quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (MTT) phải kết nối chuyển dữ liệu realtime với cơ quan thuế.
Mục tiêu: Dữ liệu hóa đơn điện tử được chuyển đến Tổng cục Thuế để xây dựng cơ sở dữ liệu tập trung, hỗ trợ tờ khai thuế gợi ý tự động, kiểm tra rủi ro và chống gian lận hóa đơn.
>> Tham khảo: Khấu trừ thuế GTGT – Quy định chi tiết và hướng dẫn thực hiện.
2. Các loại hóa đơn điện tử và quy định chuyển dữ liệu tương ứng
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:
- Người bán lập hóa đơn → ký số → gửi cơ quan thuế để cấp mã (qua phần mềm hóa đơn điện tử).
- Thời điểm chuyển: Ngay khi lập và ký số (thời điểm ký số chậm nhất ngày làm việc tiếp theo sau lập hóa đơn).
- Dữ liệu: Toàn bộ nội dung hóa đơn (XML chuẩn) + chữ ký số.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:
- Người bán lập và ký số hóa đơn → phát hành cho người mua.
- Thời điểm chuyển dữ liệu: Chậm nhất ngày làm việc tiếp theo sau ngày lập hóa đơn (hoặc theo bảng tổng hợp nếu áp dụng).
- Phương thức: Gửi trực tiếp qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế (nếu đáp ứng chuẩn kết nối) hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (như Einvoice Thái Sơn).
- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (MTT) – bắt buộc với HKD/doanh nghiệp bán lẻ trực tiếp doanh thu ≥ 1 tỷ đồng/năm từ 2026:
- Lập tự động từ hệ thống POS → kết nối chuyển dữ liệu điện tử theo thời gian thực (thời gian thực) đến cơ quan thuế.
- Thời điểm: Ngay tại thời điểm kết thúc giao dịch (kết thúc chuyến đi taxi, thanh toán tại quầy…).
- Đặc thù: Không cần chữ ký số thủ công, dữ liệu tự động ký và truyền (định dạng chuẩn quy định tại Điều 12 Nghị định 123 sửa đổi).
- Dữ liệu: Toàn bộ thông tin hóa đơn, bao gồm thời điểm giao dịch, giá trị, người mua (nếu có).
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Hóa đơn VAT.
3. Phương thức và định dạng chuyển dữ liệu
- Định dạng: Dữ liệu phải ở dạng XML chuẩn theo quy định tại Điều 12 Nghị định 123 (sửa đổi) và hướng dẫn của Tổng cục Thuế.
- Phương thức:
- Gửi trực tiếp: Người bán đáp ứng yêu cầu kỹ thuật (chuẩn kết nối dữ liệu) → gửi qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế (thuedientu.gdt.gov.vn).
- Qua tổ chức cung cấp dịch vụ: Phổ biến nhất (Einvoice Thái Sơn) → tổ chức này nhận dữ liệu từ người bán và chuyển đến cơ quan thuế.
- Thời điểm chuyển:
- Hóa đơn điện tử thông thường: Chậm nhất ngày làm việc tiếp theo sau lập hóa đơn.
- MTT: Theo thời gian thực (ngay lập tức).
- Bảng tổng hợp (nếu áp dụng cho một số dịch vụ): Cuối ngày/tháng theo quy định đặc thù.
>> Tham khảo: Công văn 6175/CT-PC: Toàn bộ quy định xử phạt thuế, hóa đơn mới áp dụng từ 16/01/2026.
4. Trách nhiệm của các bên
- Người bán: Chịu trách nhiệm chuyển dữ liệu đúng hạn, chính xác. Nếu không chuyển hoặc sai sót → phạt theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP (hiệu lực 16/01/2026): Phạt lũy tiến 1-80 triệu đồng tùy số lượng hóa đơn vi phạm.
- Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử: Phải kết nối, truyền nhận dữ liệu an toàn, lưu trữ và hỗ trợ người bán.
- Cơ quan thuế: Xây dựng hệ thống tiếp nhận, xử lý dữ liệu, hỗ trợ kết nối (miễn phí/ưu đãi cho HKD).
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
5. Lưu ý quan trọng năm 2026
- Hộ kinh doanh: Doanh thu ≥ 1 tỷ đồng/năm bắt buộc MTT → chuyển dữ liệu realtime. Doanh thu < 1 tỷ: Không bắt buộc hóa đơn điện tử, nhưng nếu dùng thì phải chuyển dữ liệu đúng quy định.
- Hóa đơn sai sót: Sau khi điều chỉnh/thay thế, phải chuyển dữ liệu hóa đơn mới đến cơ quan thuế.
- Hỗ trợ: Tổng cục Thuế cung cấp hướng dẫn kết nối, tổ chức tập huấn miễn phí cho HKD. Nhiều phần mềm hỗ trợ tự động chuyển dữ liệu (không cần thao tác thủ công).
- Rủi ro: Không chuyển dữ liệu → hóa đơn không hợp lệ, không khấu trừ thuế GTGT, phạt hành chính.
Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế năm 2026 là bước tiến quan trọng trong chuyển đổi số quản lý thuế, giúp minh bạch hóa giao dịch và hỗ trợ kê khai tự động.
Người bán cần chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín, cập nhật phần mềm và tuân thủ thời hạn để tránh phạt.
>> Tham khảo: Hướng dẫn xử lý sai sót hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành.
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi