Hộ kinh doanh thực hiện kê khai thuế thế nào?

Hộ kinh doanh (HKD) ở Việt Nam phải thực hiện nghĩa vụ kê khai và nộp thuế theo quy định của pháp luật thuế, chủ yếu dựa trên Luật Quản lý thuế 2019, Nghị định 126/2020/NĐ-CP, Thông tư 40/2021/TT-BTC và các văn bản hướng dẫn liên quan. Hiện nay (năm 2025), HKD có thể áp dụng một trong ba phương pháp kê khai thuế: khoán, kê khai hoặc kê khai theo từng lần phát sinh. Từ ngày 01/01/2026, tất cả HKD sẽ chuyển sang phương pháp kê khai theo quy định mới nhằm tăng tính minh bạch và công bằng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách kê khai thuế cho HKD, tập trung vào phương pháp phổ biến nhất.

1. Các phương pháp kê khai thuế cho hộ kinh doanh

2. Các loại thuế HKD phải kê khai

• Thuế giá trị gia tăng (GTGT): Tỷ lệ 1-5% trên doanh thu (tùy ngành nghề).
• Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Tỷ lệ 0,5-2% trên doanh thu (tùy ngành).
• Lệ phí môn bài (LPMB): Dựa trên doanh thu năm trước (miễn nếu dưới 100 triệu đồng/năm; 300.000 – 1.000.000 đồng/năm nếu cao hơn). Không cần kê khai riêng, cơ quan thuế tự tính.
• Các loại khác (nếu áp dụng): Thuế tiêu thụ đặc biệt, bảo vệ môi trường, tài nguyên.

Cách tính thuế theo phương pháp kê khai (ví dụ đơn giản):

• Doanh thu thực tế = Tổng tiền bán hàng/dịch vụ (không bao gồm GTGT đầu vào khấu trừ).
• Thuế GTGT = Doanh thu × Tỷ lệ GTGT (ví dụ: 1% cho phân phối hàng hóa).
• Thuế TNCN = Doanh thu × Tỷ lệ TNCN (ví dụ: 0,5% cho dịch vụ).
• Tổng thuế = Thuế GTGT + Thuế TNCN. HKD phải ghi chép sổ sách kế toán đầy đủ (sổ theo dõi doanh thu, chi phí) và sử dụng hóa đơn điện tử.

>> Tham khảo: Hướng dẫn hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử.

3. Hồ sơ kê khai thuế (theo phương pháp kê khai)

Theo Phụ lục I Nghị định 126/2020/NĐ-CP, hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai thuế GTGT (Mẫu 01/GTGT).
• Tờ khai thuế TNCN (Mẫu 01/CNKD).
• Phụ lục bảng kê hóa đơn, chứng từ (nếu có).
• Bảng kê doanh thu, chi phí (nếu kê khai quý).
• Sổ sách kế toán, hóa đơn đầu vào/đầu ra.

HKD nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế quản lý trực tiếp (hoặc trực tuyến qua eTax).

>> Tham khảo: Cục Thuế Hà Nội hướng dẫn hộ kinh doanh đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới.

4. Quy trình kê khai và nộp thuế

1. Chuẩn bị: Ghi chép doanh thu, chi phí hàng tháng/quý. Xuất hóa đơn điện tử cho mọi giao dịch (bắt buộc từ 01/06/2025 cho HKD doanh thu >1 tỷ đồng/năm).
2. Kê khai: Sử dụng phần mềm eTax (tải tại etax.thue.gdt.gov.vn) hoặc app eTax Mobile để điền tờ khai. Kê khai theo tháng nếu doanh thu >50 tỷ/năm, quý nếu nhỏ hơn.
3. Nộp hồ sơ: Trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc trực tuyến (ưu tiên). Thời hạn như bảng trên.
4. Nộp tiền thuế: Qua ngân hàng, kho bạc hoặc ví điện tử (trước hoặc cùng ngày nộp tờ khai). Sử dụng mã số thuế của HKD.
5. Xử lý: Cơ quan thuế kiểm tra, chấp nhận hoặc yêu cầu bổ sung. Nếu chậm nộp, phạt 0,03%/ngày.

Mẹo thực hiện nhanh: Toàn bộ quy trình có thể hoàn thành trong 5-10 phút qua eTax Mobile nếu chuẩn bị sẵn dữ liệu. HKD nên đăng ký tài khoản giao dịch điện tử để tránh di chuyển.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

5. Lợi ích và lưu ý khi chuyển sang kê khai

• Lợi ích: Minh bạch hơn, dễ chứng minh doanh thu cho vay vốn, tránh ấn định thuế tùy tiện. Giảm rủi ro pháp lý và tăng uy tín với đối tác.
• Lưu ý: Phải duy trì sổ sách kế toán (có thể dùng phần mềm như Misa, EasyInvoice). Nếu khó khăn (thiên tai, dịch bệnh), có thể xin gia hạn. Liên hệ Chi cục Thuế địa phương để được hỗ trợ miễn phí.

6. Giải pháp hóa đơn điện tử Einvoice Thái Sơn hỗ trợ hộ kinh doanh hiệu quả

Trong bối cảnh Việt Nam đang đẩy mạnh chuyển đổi số theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc áp dụng hóa đơn điện tử trở thành yêu cầu bắt buộc đối với hộ kinh doanh (HKD), đặc biệt từ ngày 1/6/2025, khi các HKD có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Trước thách thức này, giải pháp hóa đơn điện tử Einvoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft) nổi lên như một người bạn đồng hành đáng tin cậy, mang đến sự hỗ trợ toàn diện, giúp HKD vượt qua rào cản công nghệ và tuân thủ pháp luật một cách dễ dàng.

Với hơn 22 năm kinh nghiệm triển khai cho hơn 100.000 doanh nghiệp, bao gồm các “ông lớn” như Coca Cola, KFC, Aeon Mall và Grab, Einvoice không chỉ là phần mềm mà còn là hệ sinh thái giải pháp được thiết kế riêng cho quy mô nhỏ lẻ của HKD, giúp họ tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả quản lý và nâng cao uy tín kinh doanh.

Một trong những điểm nổi bật nhất của Einvoice Thái Sơn chính là chương trình ưu đãi đặc biệt dành riêng cho HKD, miễn phí lên đến 12 tháng sử dụng trọn bộ giải pháp phần mềm, bao gồm hóa đơn điện tử, chữ ký số, quản lý bán hàng và kê khai bảo hiểm xã hội điện tử. Điều này đặc biệt ý nghĩa trong giai đoạn chuyển đổi, khi nhiều HKD còn e ngại về chi phí ban đầu. Bộ giải pháp còn tích hợp thiết bị máy tính tiền TruePos, cho phép xuất hóa đơn tự động ngay tại quầy bán hàng, đồng bộ dữ liệu thời gian thực với phần mềm quản lý bán hàng.

Ví dụ, một HKD bán lẻ hàng tạp hóa có thể dễ dàng quét mã sản phẩm, tính toán doanh thu và xuất hóa đơn điện tử chỉ trong vài giây, mà không cần kiến thức kế toán chuyên sâu. Hơn nữa, Einvoice hỗ trợ đầy đủ các mẫu hóa đơn theo quy chuẩn Tổng cục Thuế (như 01GTKT, 02GTTT, 07KPTQ), tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi chính sách từ Nghị định 123/2020/NĐ-CP hay Thông tư 78/2021/TT-BTC, giúp HKD tránh sai sót và giảm rủi ro phạt hành chính.

Về tính năng cốt lõi, Einvoice mang đến quy trình lập, ký số và gửi hóa đơn qua email hoặc SMS một cách linh hoạt, giảm thiểu hoàn toàn chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển giấy tờ truyền thống – ước tính tiết kiệm lên đến 90% so với phương pháp cũ. Phần mềm tích hợp sẵn thông tin doanh nghiệp từ mã số thuế, hỗ trợ báo cáo thống kê doanh thu, chi phí phục vụ kê khai thuế GTGT và TNCN theo phương pháp kê khai mới.

Đối với HKD quy mô nhỏ, tính năng quản lý theo mô hình phân tán cho phép kết nối giữa các chi nhánh hoặc cá nhân, đảm bảo dữ liệu đồng bộ và minh bạch. Đặc biệt, Einvoice khởi tạo từ máy tính tiền giúp ghi nhận doanh thu chính xác tại thời điểm giao dịch, hỗ trợ chuyển từ thuế khoán sang kê khai định kỳ (tháng/quý), đồng thời dễ dàng chứng minh doanh thu khi vay vốn ngân hàng hoặc hợp tác đối tác lớn. Bảo mật dữ liệu là ưu tiên hàng đầu, với hệ thống lưu trữ đám mây an toàn, chống mất mát và dễ dàng truy xuất khi cơ quan thuế kiểm tra.

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn thay thế; Hóa đơn VAT.

ThaisonSoft còn vượt trội ở dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 qua 7 trung tâm trải dài ba miền, với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hướng dẫn từ A đến Z – từ đăng ký sử dụng đến xử lý sự cố.

HKD có thể tải app di động để quản lý hóa đơn mọi lúc, mọi nơi, phù hợp với lối làm việc linh hoạt của tiểu thương. Kết quả là, nhiều HKD đã báo cáo tăng tốc độ xử lý giao dịch lên 50%, giảm thời gian kê khai thuế từ hàng giờ xuống chỉ vài phút, đồng thời nâng cao sự hài lòng của khách hàng nhờ hóa đơn chuyên nghiệp, có mã QR và chữ ký số. Trong bối cảnh kinh tế số, Einvoice không chỉ giúp HKD tuân thủ pháp luật mà còn biến thách thức thành cơ hội, thúc đẩy tăng trưởng bền vững.

Kết luận

Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/