Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là công cụ quan trọng trong quản lý thuế và chuyển đổi số tại Việt Nam, giúp giảm chi phí, tăng minh bạch và chống gian lận. Đến nay (23/10/2025), các quy định về hóa đơn điện tử đã được cập nhật đáng kể qua các văn bản pháp luật mới, đặc biệt từ tháng 6/2025. Các thay đổi tập trung vào mở rộng đối tượng áp dụng, đơn giản hóa thủ tục, tăng cường sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền và xử lý sai sót. Bài viết tổng hợp các quy định cốt lõi dựa trên Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, có hiệu lực từ 01/6/2025, sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP và thay thế Thông tư 78/2021/TT-BTC.
1. Các văn bản pháp lý về hóa đơn điện tử
Hệ thống pháp luật về hóa đơn điện tử được xây dựng trên nền tảng Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14. Các văn bản mới nhất bao gồm:
- Nghị định 70/2025/NĐ-CP (ban hành 20/3/2025, hiệu lực 01/6/2025): Sửa đổi, bổ sung 40/61 điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tập trung vào đối tượng áp dụng, thời điểm lập hóa đơn, hóa đơn từ máy tính tiền và xử lý sai sót.
- Thông tư 32/2025/TT-BTC (ban hành 31/5/2025, hiệu lực 01/6/2025): Hướng dẫn chi tiết về lập, phát hành, ký hiệu hóa đơn, thay thế hoàn toàn Thông tư 78/2021/TT-BTC. Bổ sung quy định về hóa đơn ủy nhiệm và phù hợp phương pháp tính thuế.
- Thông tư 31/2025/TT-BTC (ban hành cùng ngày 31/5/2025): Quy định về hóa đơn cho hoạt động sản xuất kinh doanh, hỗ trợ triển khai hóa đơn điện tử trong lĩnh vực này.
- Các văn bản liên quan: Nghị định 123/2020/NĐ-CP (nền tảng), Thông tư 68/2019/TT-BTC (khởi tạo hóa đơn điện tử), và Quyết định 1450/2021/QĐ-TCT (truyền dữ liệu).
Những cập nhật này nhằm thích ứng với thương mại điện tử, kinh doanh số và yêu cầu hội nhập quốc tế, với hơn 92.000 cơ sở kinh doanh đã áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền vào năm 2024.
>> Tham khảo: Hướng dẫn kê khai thuế điện tử nhanh chóng.
2. Đối tượng áp dụng
Nghị định 70/2025/NĐ-CP mở rộng đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử, đặc biệt là hộ kinh doanh và doanh nghiệp bán lẻ:
- Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối cơ quan thuế:
- Hộ/cá nhân kinh doanh có doanh thu ≥1 tỷ đồng/năm (theo khoản 1 Điều 51, khoản 2 Điều 90, khoản 3 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019).
- Doanh nghiệp bán hàng/dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng: trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ (trừ ô tô, mô tô), ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ vận tải, nghệ thuật/giải trí, chiếu phim, dịch vụ cá nhân theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.
- Tự nguyện: Nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam kinh doanh thương mại điện tử, nền tảng số (sử dụng hóa đơn GTGT).
- Xuất khẩu: Người xuất khẩu đáp ứng chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế sử dụng hóa đơn thương mại điện tử; nếu không, dùng hóa đơn GTGT hoặc bán hàng.
Hóa đơn từ máy tính tiền không bắt buộc chữ ký số nhưng phải nhận biết được (có mã cơ quan thuế hoặc dữ liệu tra cứu), và khoản chi sử dụng hóa đơn này được khấu trừ thuế nếu tra cứu từ Cổng thông tin Tổng cục Thuế.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
3. Nội dung và ký hiệu hóa đơn điện tử
Theo Thông tư 32/2025/TT-BTC, nội dung hóa đơn điện tử phải đầy đủ theo Điều 10 Nghị định 123 (sửa đổi), bao gồm thông tin người bán/mua, hàng hóa/dịch vụ, thuế suất, tổng tiền, chữ ký số và mã QR. Điểm mới:
- Ký hiệu mẫu số: Chữ số từ 1-9 phản ánh loại hóa đơn (ví dụ: 1 cho hóa đơn GTGT có mã, 2 cho bán hàng có mã).
- Ký hiệu hóa đơn: Nhóm 6 ký tự (chữ/số) thể hiện loại (có mã/không mã), năm lập, loại hóa đơn sử dụng.
- Hóa đơn thương mại điện tử: Áp dụng cho xuất khẩu, định dạng XML chuẩn, bao gồm ký hiệu và mã cơ quan thuế nếu có.
- Hóa đơn ủy nhiệm: Phải phù hợp phương pháp tính thuế (kê khai/khoán) của bên ủy nhiệm, tránh sai sót kê khai.
Hóa đơn điện tử không nhất thiết đầy đủ nội dung trong một số trường hợp đặc biệt, nhưng phải đảm bảo tra cứu được.
4. Thời điểm lập và phát hành hóa đơn
Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Điều 9 Nghị định 123, bổ sung thời điểm lập hóa đơn linh hoạt:
- Thời điểm chung: Khi chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ (không muộn hơn ngày làm việc tiếp theo).
- Bổ sung mới (điểm p, q, r khoản 4 Điều 9):
- Kinh doanh bảo hiểm: Cuối kỳ hợp đồng hoặc khi thanh toán.
- Kinh doanh xổ số, casino, trò chơi điện tử có thưởng: Khi kết thúc giao dịch.
- Sửa đổi cụ thể (điểm a, e, l, m, n khoản 4):
- Dịch vụ số lượng lớn, thường xuyên: Sau đối soát số liệu (tối đa ngày làm việc tiếp theo).
- Khai thác dầu thô: Cuối tháng hoặc kỳ kế toán.
- Cho vay, đại lý đổi ngoại tệ: Khi ghi nhận doanh thu.
- Taxi sử dụng phần mềm: Khi kết thúc chuyến đi.
- Khám chữa bệnh: Khi xuất viện hoặc thanh toán.
Đối với người mua, thời điểm khai thuế là thời điểm lập nếu khác thời điểm ký số. Hóa đơn phải gửi điện tử cho người mua và cơ quan thuế trong 24-72 giờ.
5. Quy trình sử dụng và xử lý sai sót
Quy trình cơ bản theo Nghị định 123 (sửa đổi):
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua Cổng thông tin Tổng cục Thuế hoặc nhà cung cấp (Thái Sơn, VNPT).
- Lập hóa đơn trên phần mềm được phê duyệt, ký số, gửi dữ liệu đến cơ quan thuế để cấp mã (nếu có mã).
- Phát hành cho người mua qua email/SMS; lưu trữ 10 năm.
- Kết nối trực tiếp với cơ quan thuế qua eTVAN.
Xử lý sai sót (điểm mới tại Nghị định 70):
- Bỏ quy định hủy hóa đơn sai; thay bằng điều chỉnh/thay thế.
- Lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế ngay khi phát hiện, gửi cơ quan thuế.
- Trường hợp ngừng sử dụng: Bổ sung 4 trường hợp mới (tổng 11), bao gồm chủ động tạm ngừng (gửi văn bản), chậm chuyển dữ liệu >3 tháng, trốn thuế, hoặc doanh nghiệp “ma” mua bán hóa đơn trái phép. Cơ quan thuế thông báo ngừng và xử phạt.
Hành vi bị cấm (sửa đổi Điều 5): Không chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế, sử dụng hóa đơn sai quy định.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
6. Lợi ích và thách thức
Lợi ích:
- Tiết kiệm chi phí (giảm 90% so với giấy), tăng tốc độ xử lý (vài phút thay giờ).
- Minh bạch: Giảm gian lận thuế, dễ tra cứu qua Cổng thông tin.
- Hỗ trợ kinh doanh số: Tích hợp ERP, CRM, phù hợp thương mại điện tử.
Thách thức:
- Doanh nghiệp nhỏ thiếu hạ tầng: Cần đào tạo, phần mềm.
- Thay đổi thường xuyên: Yêu cầu cập nhật hệ thống trước 01/6/2025.
- Bảo mật: Rủi ro dữ liệu, cần mã hóa và blockchain.
Giải pháp: Sử dụng dịch vụ nhà cung cấp uy tín (Thái Sơn Einvoice), hỗ trợ miễn phí chuyển đổi. Cơ quan thuế cung cấp hướng dẫn và ưu đãi đào tạo.
>> Tham khảo: 5 Chính sách mới về thuế có hiệu lực từ tháng 10/2025.
Kết luận
Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi