Trong thời đại số hóa quản lý thuế, hóa đơn điện tử đã trở thành công cụ thiết yếu giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh tiết kiệm thời gian, chi phí, đồng thời đảm bảo tuân thủ pháp luật. Phần mềm Einvoice Thái Sơn – sản phẩm của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn – là một trong những giải pháp hàng đầu, được Tổng cục Thuế chứng nhận theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/06/2025). Với giao diện thân thiện, tích hợp tự động và hỗ trợ 24/7, Einvoice cho phép xuất hóa đơn GTGT, bán hàng, xuất khẩu chỉ trong vài phút, ngay cả trên di động. Bài viết này hướng dẫn toàn diện cách xuất hóa đơn điện tử trên Einvoice Thái Sơn, từ đăng ký đến gửi hóa đơn cho khách hàng. Dù bạn là kế toán mới hay doanh nghiệp lớn, quy trình này sẽ giúp bạn tránh sai sót, giảm rủi ro phạt (4-20 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP) và tối ưu hóa quy trình kinh doanh.
>> Tham khảo: Mức giảm trừ thuế thu nhập cá nhân.
1. Tổng Quan Về Phần Mềm Einvoice Thái Sơn Và Lợi Ích Khi Sử Dụng
Einvocie Thái Sơn là phần mềm hóa đơn điện tử tuân thủ Thông tư 78/2021/TT-BTC và Thông tư 68/2019/TT-BTC, hỗ trợ đầy đủ các loại hóa đơn: 01GTKT (GTGT), 02GTTT (bán hàng), 07KPTQ (xuất khẩu). Phần mềm có hai phiên bản chính: web và app di động (tải trên Google Play/App Store), tích hợp với ERP, SAP, CRM, phần mềm kế toán như HTKK, TVAN.
Lợi ích nổi bật:
- Tự động cập nhật chính sách thuế mới, lấy thông tin doanh nghiệp từ mã số thuế để tránh sai sót.
- Cổng ký số tiện lợi: Một chữ ký số dùng cho nhiều điểm xuất hóa đơn.
- Gửi hóa đơn qua email/SMS tự động, lưu trữ an toàn 10 năm.
- Báo cáo thống kê phục vụ kê khai thuế, hỗ trợ tra cứu nhanh qua https://einvoice.vn/tra-cuu.
- Tích hợp máy tính tiền (POS) cho bán lẻ, ăn uống, vận tải – bắt buộc từ 01/06/2025 theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Với hơn 20 năm kinh nghiệm, Thái Sơn đã triển khai cho Honda, Samsung, Toyota, Lotte, giúp doanh nghiệp giảm 80% thời gian lập hóa đơn. Chi phí linh hoạt: từ 500.000 đồng/năm cho hộ nhỏ đến gói doanh nghiệp lớn.
2. Chuẩn Bị Trước Khi Xuất Hóa Đơn Điện Tử
Trước khi bắt đầu, đảm bảo các điều kiện sau để tránh gián đoạn:
Đầu tiên, đăng ký tài khoản và kích hoạt phần mềm. Truy cập einvoice.vn, chọn “Đăng ký” hoặc “Thử nghiệm miễn phí”. Điền thông tin: tên doanh nghiệp, mã số thuế, email, số điện thoại. Hệ thống sẽ gửi mã OTP xác thực.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Biên bản điều chỉnh hóa đơn.
Sau đó, nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế (Mẫu 01/ĐK-HĐĐT theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Nếu đã đăng ký trước, nhập mã số thuế để đồng bộ dữ liệu tự động.
Tiếp theo, chuẩn bị chữ ký số (USB Token) từ nhà cung cấp như VNPT-CA, BKAV-CA. Kết nối Token vào máy tính, cài đặt driver từ trang chủ Einvoice. Nếu dùng app di động, quét mã QR để liên kết Token.
Cuối cùng, thiết lập thông tin doanh nghiệp. Vào menu “Cài đặt” > “Thông tin công ty”, nhập địa chỉ, tài khoản ngân hàng, mẫu hóa đơn (tự thiết kế logo, hình ảnh thương hiệu). Đồng bộ danh sách khách hàng, hàng hóa từ file Excel hoặc ERP để tự động điền khi lập hóa đơn.
Lưu ý: Từ 01/06/2025, hộ kinh doanh doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm phải kết nối máy tính tiền với Einvoice để xuất hóa đơn tự động.
3. Hướng Dẫn Xuất Hóa Đơn Điện Tử Trên Phiên Bản Web
Quy trình xuất hóa đơn trên web Einvoice đơn giản, chỉ mất 2-5 phút mỗi lần.
Bước 1: Đăng nhập và chọn chức năng lập hóa đơn
Truy cập einvoice.vn, nhập tài khoản (mã số thuế) và mật khẩu. Nếu dùng lần đầu, thay đổi mật khẩu theo yêu cầu bảo mật.
Tại giao diện chính, nhấn “Lập hóa đơn mới” hoặc chọn loại hóa đơn từ menu bên trái (GTGT, bán hàng, biên lai). Hệ thống tự động tải mẫu theo quy định (01GTKT cho GTGT).
>> Tham khảo: Phân biệt hộ kinh doanh và doanh nghiệp, nên chọn mô hình nào?
Bước 2: Điền thông tin hóa đơn
Trong form lập hóa đơn, điền các trường bắt buộc:
- Thông tin người bán: Tự động điền từ hồ sơ (tên, địa chỉ, mã số thuế).
- Thông tin người mua: Nhập tên, địa chỉ, mã số thuế (tự động gợi ý từ danh sách khách hàng). Nếu khách lẻ, tích “Khách lẻ” để bỏ qua mã số thuế.
- Nội dung hàng hóa/dịch vụ: Chọn từ danh sách sản phẩm (mã hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền). Hệ thống tự tính thuế GTGT (10% mặc định, chỉnh sửa nếu 0% hoặc 5%). Thêm dòng mới nếu bán nhiều món.
- Tổng giá trị: Hệ thống tự cộng (giá chưa VAT + VAT + tổng thanh toán). Ghi chú nếu cần (hợp đồng số, điều khoản thanh toán).
Bước 3: Kiểm tra và ký số
Nhấn “Kiểm tra” để hệ thống quét lỗi (sai định dạng, thiếu trường bắt buộc). Nếu hợp lệ, kết nối USB Token và nhấn “Ký số”. Nhập PIN Token, hệ thống xác thực chữ ký số và mã cơ quan thuế. Quá trình ký mất 10-20 giây.
Bước 4: Phát hành và gửi hóa đơn
Sau khi ký thành công, nhấn “Phát hành”. Hóa đơn được lưu vào kho (XML + PDF), tự động truyền dữ liệu về Tổng cục Thuế.
Để gửi khách hàng: Chọn “Gửi email” (nhập địa chỉ email khách), hệ thống gửi file PDF đính kèm với thông báo “Hóa đơn điện tử đã phát hành”.
Hoặc “Gửi SMS” với mã QR tra cứu. Nếu in tạm thời, chọn “Xuất PDF” (chỉ để lưu trữ, không giao dịch).
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
Bước 5: Lưu trữ và báo cáo
Hóa đơn tự động lưu vào thư mục “Hóa đơn đã phát hành”, có thể tra cứu bằng số hóa đơn hoặc ngày lập.
Vào “Báo cáo” > “Tình hình sử dụng hóa đơn” (mẫu BC26/HĐĐT) để xuất báo cáo quý/tháng, nộp về cơ quan thuế trước ngày 20 tháng sau.
4. Hướng Dẫn Xuất Hóa Đơn Trên App Di Động Einvoice
App Einvoice Thái Sơn (tải từ Google Play/App Store) lý tưởng cho bán hàng di động, hỗ trợ xuất hóa đơn ngay trên điện thoại.
Bước 1: Đăng nhập app
Mở app, chọn “Đăng nhập” bằng mã số thuế và mật khẩu. Nếu lần đầu, quét mã QR từ web để liên kết tài khoản. Giao diện chính hiển thị dashboard: hóa đơn gần nhất, tồn kho.
>> Tham khảo: Hóa đơn VAT; Hóa đơn thay thế.
Bước 2: Lập hóa đơn mới
Nhấn biểu tượng “+” hoặc menu ba gạch ngang (góc trên trái) > “Lập hóa đơn”. Chọn loại (GTGT/bán hàng).
Điền thông tin tương tự web: quét mã QR khách hàng để tự động điền, chọn sản phẩm từ danh sách (hỗ trợ tìm kiếm giọng nói). Tính toán tự động, hỗ trợ camera quét mã vạch hàng hóa.
Bước 3: Ký và phát hành
Kiểm tra lỗi bằng nút “Xem trước”. Kết nối Token qua OTG (Android) hoặc Bluetooth (iOS), nhập PIN ký số. Phát hành ngay, app thông báo “Hóa đơn hợp lệ”.
Bước 4: Gửi và quản lý
Chọn “Gửi” > Email/SMS/Zalo OA. App hỗ trợ in không dây qua máy in Bluetooth. Lưu trữ đám mây, đồng bộ với web.
Ví dụ: Nhân viên bán hàng tại quán cà phê dùng app quét QR khách, xuất hóa đơn GTGT chỉ trong 30 giây, gửi SMS mã tra cứu.
>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.
5. Xử Lý Sai Sót Và Các Tính Năng Nâng Cao
Nếu sai sót (ví dụ: sai giá trị), không hủy mà lập “Hóa đơn điều chỉnh” hoặc “Thay thế” từ menu “Hóa đơn đã phát hành”. Gửi thông báo cho khách và cơ quan thuế trong 3 ngày.
Tính năng nâng cao: Tích hợp POS (xuất từ máy tính tiền PosApp), tự động hóa báo cáo kê khai thuế (xuất file XML cho HTKK). Tra cứu hóa đơn: Vào einvoice.vn/tra-cuu, nhập mã số thuế + số hóa đơn để tải PDF/XML (dùng iTaxViewer xem file XML).
Lưu ý: Đảm bảo kết nối internet ổn định; sao lưu dữ liệu định kỳ. Hỗ trợ 24/7 qua hotline 1800-xxx (liên hệ Thái Sơn) hoặc chat trực tuyến.
Tuân thủ Nghị định 70/2025/NĐ-CP: Xuất hóa đơn ngay khi giao hàng/dịch vụ, lưu trữ 10 năm. Phạt chậm xuất: 4-8 triệu đồng. Mẹo: Sử dụng mẫu tùy chỉnh để thêm QR code thương hiệu; tích hợp ERP để tự động hóa 100%. Doanh nghiệp FDI như Honda đã tiết kiệm 50% thời gian nhờ Einvoice.
>> Tham khảo: Thời điểm lập hóa đơn điện tử.
Kết luận
Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi