Doanh nghiệp cần chuẩn bị giấy tờ gì trong hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử? Bài viết được thực hiện bởi muahoadondo hy vọng sẽ giải đáp được những thắc mắc của quý độc giả.
>> Tham khảo: Nguyên tắc kê khai bổ sung thuế GTGT.
1. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử
Nghị định 123/2020/NĐ-CP được ban hành đã quy định rất chi tiết về đối tượng được phép sử dụng các loại hóa đơn điện tử gồm:
1.1. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh
Căn cứ theo Khoản 4, Điều 91, Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, các hộ, cá nhân kinh doanh không thể đáp ứng điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc các đơn vị kinh doanh khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao dịch thì sẽ được sử dụng hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh.
Tuy nhiên, các đơn vị kinh doanh thuộc trường hợp này phải lưu ý nộp thuế trước khi được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
1.2. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Đối tượng được sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sẽ là các đơn vị kinh doanh khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ngoại trừ các trường hợp được quy định tại Khoản 2 và
Khoản 4 của Điều 91, Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14. Cụ thể bao gồm:
– Các hộ, cá nhân kinh doanh có quy mô về doanh thu, lao động đáp ứng từ mức cao nhất về tiêu chí của DN siêu nhỏ theo đúng quy định pháp luật.
– Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
1.3. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Đối tượng được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế sẽ là các đơn vị kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong các trường hợp cụ thể sau:
– Các đơn vị kinh doanh thuộc các lĩnh vực: điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy;
>> Tham khảo: Bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu.
– Các đơn vị kinh doanh đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử; có xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, có phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng việc lập, tra cứu, lưu trữ hóa đơn điện tử, đồng thời đảm bảo truyền nhận dữ liệu hóa đơn điện tử giữa bên mua với cơ quan thuế.
Lưu ý rằng: các trường hợp đơn vị kinh doanh thuộc trường hợp này nhưng có rủi ro cao về thuế thì việc sử dụng hóa đơn sẽ tuân thủ theo hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
2. Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử gồm những gì?
Hồ sơ này được gọi là bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
- Yêu cầu với bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm:
- Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32).
- Thông báo phát hành hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32).
- Hóa đơn mẫu (do nhà phân phối giải pháp cung cấp).
Lưu ý rằng:
- Quyết định sử dụng hóa đơn, Thông báo phát hành hoá đơn điện tử và Hoá đơn mẫu phải là bản scan và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc).
- Bạn cũng cần phải có thêm 01 bản thông báo phát hành ở định dạng XML.
- Chuẩn bị chữ ký số (Token) là điều không thể thiếu.
- Bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử khi đã hoàn tất sẽ được nộp lên cơ quan Thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan Thuế.
Việc gửi hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng phương thức điện tử thì cách nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản điện tử cũng không khác nhiều với bằng văn bản giấy.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Cụ thể:
Bước 1: Lập hóa đơn mẫu
Tổ chức, doanh nghiệp tiến hành khởi tạo mẫu hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng. Nhấn ký điện tử để ký số lên mẫu hóa đơn rồi xuất ra file word.
Lưu ý nên đặt tên file không dấu. Ví dụ: Mau_hoa_don.
Tiếp đó, bạn tiến hành chuyển đổi hóa đơn giấy bằng cách nhấn Chuyển đổi HĐ giấy, nhấn ký điện tử để ký số lên mẫu hóa đơn và xuất ra file word.
Bước 2: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử
Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử sẽ được lập theo Mẫu số 1 Phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính. Bạn in bản quyết định đó ra rồi ký và đóng dấu.
Bước 3: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Vì hệ thống thuế chưa có cấu trúc XML cho thông báo phát hành hóa đơn điện tử nên sẽ lập theo mẫu của Thông báo phát hành hóa đơn tự in, đặt in (TT26).
Trên giao diện thông báo phát hành, bạn nhấn in và chọn “Thông báo phát hành hóa đơn (tự in, đặt in) (TT26)”. Tiếp đó chọn xuất khẩu XML để nộp báo cáo qua mạng hoặc NK vào HTKK.
Hoặc một cách khác, bạn cũng có thể kết xuất XML tờ khai Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC) trên ứng dụng HTKK.
>> Có thể bạn quan tâm: Phần mềm khai báo Hải quan điện tử ECUS5VNACCS.
Bước 4: Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử bằng văn bản điện tử
Sau khi đã hoàn thành xong 3 bước trên, chuẩn bị đủ bộ hồ sơ cần nộp, bạn tiến hành nộp hồ sơ trên hệ thống kê khai thuế mà đơn vị mình sử dụng hoặc nộp ngay trên hệ thống hỗ trợ kê khai (HTKK).
Với trường hợp nộp trên hệ thống HTKK của Tổng Cục thuế, bạn tiến hành như sau:
- Đăng nhập hệ thống HTKK theo đường link: http://nhantokhai.gdt.gov.vn.
- Nếu bạn chưa đăng ký tờ khai Thông báo phát hành hóa đơn thì có thể nhấn vào mục “Tài Khoản”, chọn “Đăng ký tờ khai” để đăng ký. Trường hợp đã đăng ký rồi thì bỏ qua bước này.
- Nhấn vào mục “Nộp tờ khai”, chọn “Nộp tờ khai XML”. Sau khi đã tiến hành nộp thành công, bạn nhấn vào biểu tượng tải để nộp phụ lục lần lượt Mẫu hóa đơn điện tử, Lập Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử và Mẫu hóa đơn chuyển đổi thành hóa đơn giấy (nếu có) và hoàn tất các bước nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản điện tử.
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi