Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm Einvoice để tự thiết kế mẫu hóa đơn cực kì dễ dàng và linh hoạt. Bài viết được thực hiện bởi muahoadondo, hy vọng sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.
>> Tham khảo: Các bước lập hóa đơn điện tử trên app Einvoice.
1. Mẫu hóa đơn điện tử được quy định thế nào?
Mẫu hóa đơn điện tử là một trong những yêu cầu cần thiết phải có khi tổ chức, doanh nghiệp lập hồ sơ thông báo phát hành với Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp.
Cụ thể, hồ sơ cần chuẩn bị để thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng bao gồm:
- Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
- Thông báo phát hành hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
- Mẫu hóa đơn điện tử: Thường thì mẫu hóa đơn điện tử sẽ có sẵn trên phần mềm hóa đơn điện tử mà tổ chức, doanh nghiệp sử dụng, do nhà phân phối cung cấp.
Mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ khi đáp ứng đầy đủ các nội dung cần phải có theo đúng quy định của pháp luật.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
Tại Khoản 3 Điều 3 Thông tư 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định rất rõ về mẫu hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý khi thỏa mãn đồng thời 2 điều kiện:
- Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
- Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
Các nội dung cần phải có trong mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ cũng đã được quy định trong Thông tư 32/2011/TT-BTC, bao gồm:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn.
- Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
- Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
- Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
- Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị. Trường hợp không có quy định cụ thể giữa người mua và người bán về ngôn ngữ sử dụng trong việc lập hóa đơn điện tử để xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ thì ngôn ngữ được sử dụng trên hóa đơn điện tử (hóa đơn xuất khẩu) là tiếng Anh.
- Trường hợp sử dụng dấu phân cách là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị để ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ghi rõ tại Thông báo phát hành hóa đơn điện tử nội dung này.
Lưu ý, những nội dung trong mẫu hóa đơn điện tử đều phải phản ánh đúng tính chất, đặc điểm của ngành nghề kinh doanh, xác định được nội dung hoạt động kinh tế phát sinh, số tiền thu được, xác định được người mua hàng (hoặc người nộp tiền, người thụ hưởng dịch vụ…), người bán hàng (hoặc người cung cấp dịch vụ…), tên hàng hóa dịch vụ – hoặc nội dung thu tiền.
>> Tham khảo: Những điều doanh nghiệp cần biết về thuế GTGT quà tặng.
2. Hướng dẫn doanh nghiệp tự thiết kế mẫu hóa đơn trên phần mềm Einvoice Thái Sơn
Hiện nay, xu hướng tự thiết kế mẫu hóa đơn ngày càng trở lên phổ biến trong các doanh nghiệp Việt nhờ tính năng hỗ trợ thiết kế mẫu hóa đơn mà các phần mềm hóa đơn điện tử chuyên nghiệp mang lại.
Theo đó, khi nhanh chóng chuyển đổi hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp không chỉ rút ngắn được quy trình lập xuất hóa đơn, tối ưu hệ thống lưu trữ, quản lý hóa đơn mà các phần mềm hóa đơn điện tử như E-invoice còn hỗ trợ các doanh nghiệp tính năng tự thiết kế hóa đơn như chuyên gia.
Việc có thể tự thiết kế mẫu hóa đơn phù hợp, chuyên nghiệp không chỉ giúp các doanh nghiệp tối ưu tiết kiệm chi phí mà còn góp phần tạo ra dấu ấn riêng, gia tăng tính nhận diện thương hiệu cho các đơn vị kinh doanh.
Doanh nghiệp có thể tham khảo các bước sau để tự thiết kế mẫu hóa đơn điện tử phù hợp nhất:
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice
Để có thể tiến hành thiết kế mẫu hóa đơn điện tử, trước tiên bạn phải đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp mình đang sử dụng.
Cụ thể với phần mềm E-invoice của ThaisonSoft, bạn tiến hành đăng nhập bằng cách:
– Nhập mã số thuế doanh của doanh nghiệp;
– Điền tên đăng nhập;
– Nhập mật khẩu;
– Nhấn nút “Đăng nhập”.
>> Tham khảo: FOB là gì trong xuất nhập khẩu?
Bước 2: Chọn chức năng “Phát hành” hóa đơn
Trên giao diện chính của hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, bạn nhấn chọn chức năng “Phát hành”, chọn tiếp “1. Mẫu hóa đơn” để có thể khởi tạo thêm mẫu HĐ mới.
Bước 3: Tạo thêm mẫu hóa đơn điện tử
Trên giao diện “Danh sách mẫu hóa đơn”, bạn nhấn chọn ô “Thêm mới” ở góc trên, bên phải màn hình, để khởi tạo và thiết kế mẫu hóa đơn điện tử mới cho doanh nghiệp mình.
Tiếp đó, bạn cần tiến hành chọn:
– Chọn “Nguồn mẫu hóa đơn” để lấy mẫu hóa đơn từ “Kho mẫu trực tuyến” có sẵn hay “Mẫu thiết kế riêng” để tự tiến kế mẫu hóa đơn điện tử. Thực tế, “Mẫu thiết kế riêng” là một trong những tính năng mới, riêng có và nổi bật trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaisonSoft, giúp hỗ trợ doanh nghiệp tự thiết kế mẫu hóa đơn như chuyên gia, vừa đầy tiện ích lại tối ưu tiết kiệm chi phí.
– Chọn “Loại hóa đơn” mà bạn muốn thay đổi mẫu hóa đơn điện tử: hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng hay phiếu xuất kho.
– Chọn “Ngôn ngữ” là tiếng Việt hay song ngữ mà bạn muốn hiển thị trên mẫu hóa đơn điện tử mới sắp được tạo.
Ngoài ra, bạn có thể tùy chọn cả khổ giấy, loại trang và có hay không có logo doanh nghiệp cho mẫu hóa đơn điện tử mới sắp được tạo.
Sau khi chọn xong các tiêu chí cơ bản muốn có trên hóa mẫu hóa đơn điện tử, hệ thống sẽ hiển thị đến bạn một số mẫu hóa đơn phù hợp với tiêu chí đã lọc, bạn chỉ việc nhấn chọn một trong những mẫu đó để có thể trực tiếp tự thiết kế, chỉnh sửa, tạo mẫu hóa đơn mà mình muốn.
>> Tham khảo: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Bước 4: Thiết kế mẫu hóa đơn
Tiếp đó, hệ thống sẽ chuyển tới giao diện chỉnh sửa, thiết kế mẫu hóa đơn.
Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh thiết kế tên mẫu hóa đơn điện tử, font chữ hóa đơn, các họa tiết viền, hình nền,… hay chèn logo trên hóa đơn theo như ý muốn của mình và doanh nghiệp.
Sau khi đã thiết kế được mẫu hóa đơn điện tử ưng ý, bạn nhấn “Ghi” để lưu lại.
Khi này, hệ thống sẽ xác nhận lại xem bạn có chắc chắn muốn lưu thiết kế này vào danh sách phát hành mẫu HĐ hay không. Nếu đồng ý, bạn chỉ cần nhấn ô “Thực hiện” là xong.
Tới đây, bạn hoàn tất các bước tự thiết kế hóa đơn và tạo được mẫu hóa đơn doanh nghiệp mình mong muốn.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, sau khi đã thiết kế được mẫu hóa đơn có in logo đẹp, ưng ý, doanh nghiệp cần phải nộp hồ sơ Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi tới cơ quan thuế trực thuộc, được cơ quan thuế chấp nhận thì mới có thể sử dụng.
Kết luận
Ngoài ra, để được tư vấn miễn phí về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi