Tổng hợp quy định về hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là một trong những công cụ quan trọng trong quá trình chuyển đổi số quản lý thuế tại Việt Nam. Với sự ra đời của Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, các quy định liên quan đến việc sử dụng, phát hành, quản lý và tra cứu hóa đơn điện tử có mã đã được cập nhật và hoàn thiện, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân trong việc tuân thủ pháp luật thuế. Bài viết này sẽ tổng hợp các quy định chính, nội dung quan trọng và các lưu ý liên quan đến hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo hai văn bản pháp lý trên.

1. Khái niệm và vai trò của hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn được cấp một mã xác thực bởi Tổng cục Thuế, đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong giao dịch. Mã xác thực này được tạo ra dựa trên thông tin hóa đơn mà doanh nghiệp gửi lên hệ thống của cơ quan thuế, giúp kiểm soát chặt chẽ các giao dịch kinh tế và giảm thiểu rủi ro gian lận thuế.

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có mã được áp dụng bắt buộc đối với một số trường hợp cụ thể, bao gồm:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử theo phương thức truyền dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế.

• Hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc phát sinh giao dịch lẻ, sử dụng hóa đơn điện tử cấp lẻ từ cơ quan thuế.

• Các trường hợp đặc biệt mà cơ quan thuế yêu cầu sử dụng hóa đơn có mã để kiểm soát.

Thông tư 32/2025/TT-BTC bổ sung chi tiết về quy trình đăng ký, phát hành, và quản lý hóa đơn điện tử có mã, đặc biệt nhấn mạnh việc sử dụng hệ thống máy tính tiền để khởi tạo hóa đơn, đảm bảo dữ liệu được truyền trực tiếp đến cơ quan thuế.

>> Có thể bạn quan tâm: Báo giá hóa đơn điện tử; Hóa đơn đỏ.

2. Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử có mã

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã bao gồm:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế: Bao gồm các công ty, hợp tác xã, và tổ chức kinh tế khác có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ các trường hợp được phép sử dụng hóa đơn điện tử không có mã theo quy định.

• Hộ, cá nhân kinh doanh: Đặc biệt là các hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc phát sinh giao dịch lẻ, cần sử dụng hóa đơn có mã do cơ quan thuế cấp.

• Cơ quan thuế: Tổng cục Thuế và các chi cục thuế chịu trách nhiệm cấp mã xác thực và quản lý dữ liệu hóa đơn.

• Nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử: Các đơn vị như VNPT, Viettel, Thái Sơn, BKAV được ủy quyền cung cấp dịch vụ hỗ trợ phát hành và quản lý hóa đơn điện tử có mã.

3. Quy trình đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử có mã

Thông tư 32/2025/TT-BTC quy định rõ các bước đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử có mã như sau:

1. Đăng ký sử dụng:

   • Doanh nghiệp, tổ chức hoặc hộ kinh doanh nộp mẫu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu 01/ĐK-HĐĐT) qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (hoadondientu.gdt.gov.vn).

   • Sau khi được phê duyệt, đơn vị sẽ nhận thông báo chấp thuận và được cấp quyền sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử có mã.

2. Phát hành hóa đơn:

   • Hóa đơn được khởi tạo từ phần mềm hóa đơn điện tử (như EasyInvoice, S-Invoice, E-invoice) hoặc từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế.

   • Trước khi phát hành, dữ liệu hóa đơn được gửi đến hệ thống của Tổng cục Thuế để được cấp mã xác thực.

   • Mã xác thực bao gồm chuỗi ký tự số và chữ, đảm bảo tính duy nhất và hợp pháp của hóa đơn.

3. Truyền dữ liệu:

   • Hóa đơn có mã phải được truyền trực tiếp đến cơ quan thuế ngay sau khi phát hành, đảm bảo dữ liệu được cập nhật thời gian thực.

4. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử có mã

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có mã phải bao gồm các nội dung tối thiểu:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua (nếu có).

• Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, thành tiền.

• Ngày phát hành hóa đơn.

• Mã xác thực của cơ quan thuế.

• Mã QR để tra cứu thông tin hóa đơn.

• Chữ ký số của người bán và cơ quan thuế (nếu áp dụng).

Thông tư 32/2025/TT-BTC bổ sung quy định về việc tích hợp mã QR, giúp người mua tra cứu thông tin hóa đơn nhanh chóng thông qua ứng dụng quét mã trên điện thoại.

>> Có thể bạn quan tâm: Nội dung trên hóa đơn đỏ được quy định thế nào?

5. Sử dụng máy tính tiền để khởi tạo hóa đơn

Một điểm mới quan trọng của Nghị định 70/2025/NĐ-CP là việc bắt buộc sử dụng máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế để khởi tạo hóa đơn điện tử có mã, đặc biệt trong lĩnh vực bán lẻ, nhà hàng, và dịch vụ. Các yêu cầu chính bao gồm:

• Máy tính tiền phải được đăng ký với cơ quan thuế và có khả năng kết nối mạng để truyền dữ liệu hóa đơn.

• Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền phải có đầy đủ nội dung theo quy định và mã xác thực của cơ quan thuế.

• Dữ liệu từ máy tính tiền được truyền trực tiếp đến hệ thống của Tổng cục Thuế, đảm bảo minh bạch và giảm thiểu sai sót.

Thông tư 32/2025/TT-BTC hướng dẫn chi tiết về cấu trúc dữ liệu, cách thức truyền tải, và các yêu cầu kỹ thuật đối với máy tính tiền, đảm bảo tính đồng bộ với hệ thống quản lý thuế.

6. Xử lý sai sót hóa đơn điện tử có mã

Trong trường hợp hóa đơn có sai sót (sai thông tin người mua, số tiền, hoặc nội dung khác), Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC quy định các bước xử lý như sau:

1. Lập biên bản điều chỉnh: Hai bên (bên bán và bên mua) cần lập biên bản thỏa thuận về sai sót, nêu rõ nội dung cần điều chỉnh.

2. Phát hành hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế:

   • Hóa đơn điều chỉnh bổ sung hoặc sửa đổi thông tin sai sót, đồng thời ghi rõ “Hóa đơn điều chỉnh”.

   • Hóa đơn thay thế được phát hành để thay thế hoàn toàn hóa đơn sai sót, ghi rõ “Hóa đơn thay thế”.

3. Thông báo cơ quan thuế: Doanh nghiệp phải thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn sai sót và hóa đơn điều chỉnh/thay thế trong thời hạn quy định (thường là 3 ngày làm việc).

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

7. Tra cứu và kiểm tra hóa đơn điện tử có mã

Người dùng có thể tra cứu hóa đơn điện tử có mã thông qua:

• Cổng thông tin của Tổng cục Thuế (**hoadondientu.gdt.gov.vn**): Nhập mã số thuế, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, và mã captcha để kiểm tra tính hợp lệ.

• Ứng dụng quét mã QR: Sử dụng điện thoại để quét mã QR trên hóa đơn, dẫn trực tiếp đến thông tin hóa đơn trên hệ thống thuế.

• Phần mềm hóa đơn điện tử: Các phần mềm như Thái Sơn E-invoice, EasyInvoice, VNPT Invoice cung cấp tính năng tra cứu và quản lý hóa đơn.

8. Lợi ích và thách thức của hóa đơn điện tử có mã

Lợi ích:

• Tăng tính minh bạch và giảm gian lận thuế.

• Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ, và vận chuyển hóa đơn.

• Tự động hóa quy trình kê khai thuế, giảm thời gian xử lý thủ tục.

• Dễ dàng tra cứu và quản lý thông tin hóa đơn.

Thách thức:

• Yêu cầu đầu tư hạ tầng công nghệ (máy tính tiền, phần mềm, chữ ký số).

• Đòi hỏi doanh nghiệp và hộ kinh doanh phải nâng cao năng lực sử dụng công nghệ.

• Cần đảm bảo kết nối mạng ổn định để truyền dữ liệu hóa đơn.

Kết luận

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, được quy định chi tiết trong Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, là một bước tiến quan trọng trong việc hiện đại hóa quản lý thuế tại Việt Nam. Các quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp và cơ quan thuế quản lý hiệu quả hơn mà còn thúc đẩy chuyển đổi số trong lĩnh vực tài chính và kế toán.

Doanh nghiệp, tổ chức và hộ kinh doanh cần nắm rõ các quy định, đầu tư vào công nghệ phù hợp, và tuân thủ đúng quy trình để đảm bảo thực hiện đúng pháp luật và tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh.

Để nhận hỗ trợ thêm, bạn có thể liên hệ Tổng cục Thuế qua hoadondientu.gdt.gov.vn hoặc các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín như VNPT, Viettel, Thái Sơn.

Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/