Hóa đơn đỏ, hay còn gọi là hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), là loại hóa đơn chính thức được sử dụng trong các giao dịch kinh doanh tại Việt Nam để kê khai và khấu trừ thuế GTGT.
Với sự chuyển đổi sang hóa đơn điện tử (HĐĐT) bắt buộc từ ngày 01/07/2022 theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các quy định mới nhất năm 2025, nội dung hóa đơn đỏ đã được chuẩn hóa để đảm bảo tính minh bạch, hợp pháp và phù hợp với yêu cầu quản lý thuế hiện đại.
Bài viết này sẽ phân tích chi tiết các nội dung bắt buộc và không bắt buộc của hóa đơn đỏ theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC và các văn bản hướng dẫn liên quan, áp dụng cho năm 2025.
1. Khái niệm hóa đơn đỏ
Hóa đơn đỏ là hóa đơn GTGT được lập bởi các tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân kinh doanh áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT. Hóa đơn này không chỉ là chứng từ ghi nhận giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ mà còn là căn cứ để người mua khấu trừ thuế GTGT đầu vào và người bán kê khai thuế GTGT đầu ra.
Theo quy định năm 2025, hóa đơn đỏ chủ yếu tồn tại dưới dạng điện tử, được lập, phát hành và quản lý thông qua Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế hoặc các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Nội dung hóa đơn đỏ phải tuân thủ các quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, đảm bảo đầy đủ thông tin để cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu và quản lý. Các quy định mới năm 2025 nhấn mạnh việc sử dụng định dạng XML, chữ ký số và kết nối dữ liệu thời gian thực với cơ quan thuế.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Nội dung bắt buộc của hóa đơn đỏ
Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nội dung bắt buộc của hóa đơn đỏ bao gồm các thông tin sau:
2.1. Tên, ký hiệu và số hóa đơn
-
Tên hóa đơn: Phải ghi rõ là “Hóa đơn giá trị gia tăng” (hoặc “Hóa đơn bán hàng” đối với một số trường hợp đặc biệt).
-
Ký hiệu hóa đơn: Được quy định theo mẫu, ví dụ: AA/25E (trong đó, AA là ký hiệu mẫu, 25 là năm phát hành, E là hóa đơn điện tử).
-
Số hóa đơn: Là số thứ tự hóa đơn, bắt đầu từ 1 và tăng dần, đảm bảo không trùng lặp trong cùng một ký hiệu hóa đơn.
2.2. Thông tin về người bán
-
Tên doanh nghiệp hoặc tổ chức: Ghi đầy đủ tên theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
-
Mã số thuế: Mã số thuế của người bán, được cấp bởi cơ quan thuế.
-
Địa chỉ: Địa chỉ trụ sở chính hoặc chi nhánh của người bán theo đăng ký thuế.
-
Số điện thoại liên hệ (nếu có): Để hỗ trợ tra cứu hoặc xác minh thông tin.
>> Tham khảo: Hướng dẫn mua hóa đơn của Cơ quan Thuế đúng quy định.
2.3. Thông tin về người mua
-
Tên người mua: Ghi tên cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp mua hàng hóa/dịch vụ. Nếu người mua không cung cấp thông tin, có thể ghi “Khách hàng không lấy hóa đơn”.
-
Mã số thuế: Đối với người mua là doanh nghiệp hoặc tổ chức, phải ghi rõ mã số thuế. Với khách hàng cá nhân, trường này có thể bỏ trống nếu không yêu cầu.
-
Địa chỉ: Ghi địa chỉ của người mua nếu có yêu cầu xuất hóa đơn đỏ.
2.4. Thông tin về hàng hóa, dịch vụ
-
Tên hàng hóa, dịch vụ: Mô tả chi tiết, rõ ràng về hàng hóa hoặc dịch vụ cung cấp.
-
Đơn vị tính: Ví dụ: cái, kg, lít, giờ, v.v.
-
Số lượng: Số lượng hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp.
-
Đơn giá: Giá bán chưa bao gồm thuế GTGT.
-
Thành tiền: Tổng giá trị trước thuế GTGT (số lượng × đơn giá).
-
Thuế suất GTGT: Các mức thuế suất áp dụng (0%, 5%, 8%, hoặc 10% theo Luật Thuế GTGT 2024 và Nghị định 180/2024/NĐ-CP). Từ 01/01/2025 đến 30/06/2025, một số hàng hóa, dịch vụ được giảm thuế từ 10% xuống 8%.
-
Tiền thuế GTGT: Số tiền thuế GTGT tính theo thuế suất.
-
Tổng tiền thanh toán: Tổng giá trị bao gồm thuế GTGT mà người mua phải trả.
2.5. Ngày tháng lập hóa đơn
Hóa đơn phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập hóa đơn, phù hợp với thời điểm phát sinh giao dịch hoặc hoàn thành cung cấp dịch vụ.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
2.6. Chữ ký số
Hóa đơn đỏ điện tử phải có chữ ký số của người bán, đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn dữ liệu. Đối với HĐĐT có mã của cơ quan thuế, mã xác thực do Tổng cục Thuế cấp cũng được ghi trên hóa đơn.
2.7. Mã của cơ quan thuế (nếu có)
Đối với HĐĐT có mã, mã này được cấp tự động khi hóa đơn được gửi qua Cổng thông tin HĐĐT của Tổng cục Thuế. Hóa đơn không có mã không cần thông tin này nhưng vẫn phải đảm bảo chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế theo quy định.
3. Nội dung không bắt buộc của hóa đơn đỏ
Ngoài các nội dung bắt buộc, hóa đơn đỏ có thể bao gồm các thông tin bổ sung để phục vụ mục đích quản lý hoặc yêu cầu của người mua, ví dụ:
-
Thông tin tài khoản ngân hàng của người bán hoặc người mua để hỗ trợ thanh toán.
-
Mã khách hàng hoặc mã hợp đồng để quản lý giao dịch.
-
Thông tin khuyến mại, chiết khấu nếu có.
-
Ghi chú bổ sung: Ví dụ, điều kiện giao hàng, thời hạn thanh toán, hoặc các thông tin liên quan khác.
-
Thông tin hóa đơn gốc (trong trường hợp điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn).
Các nội dung không bắt buộc này phải được trình bày rõ ràng, không làm ảnh hưởng đến các thông tin bắt buộc và không vi phạm quy định pháp luật.
>> Tham khảo: Mẫu thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
4. Quy định về định dạng và lưu trữ hóa đơn đỏ
4.1. Định dạng hóa đơn đỏ
Hóa đơn đỏ dưới dạng điện tử phải được lập theo chuẩn định dạng XML, tuân thủ quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Định dạng này đảm bảo khả năng kết nối và trao đổi dữ liệu với Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế.
Khi cung cấp cho khách hàng, hóa đơn có thể được chuyển đổi sang định dạng PDF hoặc hình ảnh để dễ dàng tra cứu.
4.2. Lưu trữ hóa đơn đỏ
-
Hóa đơn đỏ phải được lưu trữ trong thời gian tối thiểu 10 năm theo Luật Quản lý thuế 2019.
-
Doanh nghiệp có thể tự lưu trữ trên hệ thống của mình hoặc thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử(như Thái Sơn E-invoice, VNPT, MISA, v.v.).
-
Dữ liệu hóa đơn phải đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và có thể tra cứu khi cơ quan thuế yêu cầu.
5. Xử lý sai sót trên hóa đơn đỏ
Theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nếu hóa đơn đỏ có sai sót (sai thông tin người mua, số lượng, đơn giá, thuế suất, v.v.), các bước xử lý bao gồm:
-
Lập biên bản điều chỉnh: Người bán và người mua thỏa thuận về sai sót và lập biên bản.
-
Hủy hóa đơn: Nếu hóa đơn sai không còn giá trị sử dụng, người bán lập thông báo hủy hóa đơn và gửi cơ quan thuế.
-
Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế: Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn gốc và nội dung điều chỉnh.
Các thao tác này được thực hiện trực tuyến qua Cổng thông tin hóa đơn điện tử hoặc phần mềm của tổ chức cung cấp dịch vụ.
>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử; Mẫu hóa đơn điện tử.
6. Lợi ích và ý nghĩa của hóa đơn đỏ
Hóa đơn đỏ mang lại nhiều lợi ích:
-
Đối với doanh nghiệp: Là căn cứ hợp pháp để khấu trừ thuế GTGT đầu vào, giảm chi phí thuế và đảm bảo tuân thủ pháp luật.
-
Đối với cơ quan thuế: Giúp quản lý thuế hiệu quả, giảm gian lận hóa đơn và tăng cường minh bạch.
-
Đối với người tiêu dùng: Đảm bảo quyền lợi khi mua hàng hóa, dịch vụ, đặc biệt trong các giao dịch lớn.
Kết luận
Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi