Hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành một phần không thể thiếu trong quản lý tài chính và thuế của doanh nghiệp, hộ kinh doanh tại Việt Nam, đặc biệt kể từ khi các quy định như Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC được ban hành. Việc tra cứu và kiểm tra hóa đơn điện tử giúp đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch và hỗ trợ kê khai thuế chính xác. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách tra cứu, kiểm tra hóa đơn điện tử một cách hiệu quả, từ các bước cơ bản đến những lưu ý quan trọng, nhằm giúp người dùng thực hiện đúng quy trình.
>> Tham khảo: Hướng dẫn xuất hóa đơn giảm thuế GTGT.
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được lập, phát hành, lưu trữ và quản lý dưới dạng dữ liệu điện tử, có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy theo quy định tại Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn.
Hóa đơn điện tử được ký điện tử bởi người bán, chứa mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã) và được truyền trực tiếp đến hệ thống của Tổng cục Thuế. Việc tra cứu hóa đơn điện tử giúp xác minh thông tin, đảm bảo hóa đơn hợp lệ và tránh rủi ro về thuế.
2. Tại sao cần tra cứu và kiểm tra hóa đơn điện tử?
Tra cứu và kiểm tra hóa đơn điện tử mang lại các lợi ích sau:
-
Xác minh tính hợp lệ: Đảm bảo hóa đơn không phải là hóa đơn giả hoặc bất hợp pháp.
-
Hỗ trợ kê khai thuế: Giúp doanh nghiệp kiểm tra thông tin hóa đơn đầu vào/đầu ra để kê khai thuế giá trị gia tăng (VAT) chính xác.
-
Phát hiện sai sót: Phát hiện lỗi sai trong thông tin hóa đơn (số hóa đơn, ngày phát hành, thông tin người bán/người mua) để kịp thời điều chỉnh.
-
Đáp ứng yêu cầu pháp lý: Tuân thủ quy định của cơ quan thuế về việc sử dụng và lưu trữ hóa đơn điện tử.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
3. Các công cụ và nền tảng tra cứu hóa đơn điện tử
Để tra cứu hóa đơn điện tử, bạn có thể sử dụng các nền tảng chính thức sau:
-
Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế: Trang web chính thức (hoadondientu.gdt.gov.vn) cung cấp công cụ tra cứu hóa đơn điện tử nhanh chóng và đáng tin cậy.
-
Phần mềm hóa đơn điện tử: Các phần mềm như Thái Sơn E-invoice, S-Invoice, VNPT-Invoice hỗ trợ tra cứu hóa đơn trực tiếp trên hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ.
-
Ứng dụng của cơ quan thuế: Một số ứng dụng di động như eTax Mobile cho phép tra cứu thông tin hóa đơn điện tử.
-
Email hoặc hệ thống của nhà cung cấp: Hóa đơn điện tử thường được gửi qua email dưới dạng file XML hoặc PDF kèm link tra cứu.
>> Tham khảo: Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
4. Hướng dẫn chi tiết cách tra cứu hóa đơn điện tử
Bước 1: Chuẩn bị thông tin cần thiết
Để tra cứu hóa đơn điện tử, bạn cần có các thông tin sau:
-
Mã số thuế của người bán hoặc người mua.
-
Số hóa đơn: Mã số hóa đơn được ghi trên file HĐĐT (PDF hoặc XML).
-
Ngày phát hành: Ngày lập hóa đơn, thường được ghi rõ trên hóa đơn.
-
Mã tra cứu (nếu có): Một số hóa đơn có mã tra cứu riêng được cung cấp bởi người bán.
Nếu bạn nhận HĐĐT qua email, hãy kiểm tra file đính kèm hoặc link tra cứu đi kèm. Với hóa đơn có mã của cơ quan thuế, bạn cần mã tra cứu để truy cập hệ thống của Tổng cục Thuế.
Bước 2: Truy cập cổng thông tin tra cứu
-
Mở trình duyệt và truy cập trang web hoadondientu.gdt.gov.vn.
-
Chọn mục Tra cứu hóa đơn điện tử.
-
Đăng nhập bằng tài khoản thuế điện tử (nếu cần). Doanh nghiệp thường sử dụng mã số thuế và mật khẩu đã đăng ký với cơ quan thuế.
Bước 3: Nhập thông tin tra cứu
Trên giao diện tra cứu, nhập các thông tin sau:
-
Mã số thuế của người bán/người mua.
-
Số hóa đơn.
-
Ngày phát hành hóa đơn.
-
Mã tra cứu (nếu có).
Nhấn nút Tìm kiếm để hệ thống kiểm tra và trả về kết quả.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
Bước 4: Kiểm tra kết quả
Kết quả tra cứu sẽ hiển thị thông tin chi tiết của hóa đơn, bao gồm:
-
Tình trạng hóa đơn: Hợp lệ, không hợp lệ, đã hủy, hoặc đang chờ xử lý.
-
Thông tin người bán/người mua: Tên, mã số thuế, địa chỉ.
-
Nội dung giao dịch: Danh sách hàng hóa/dịch vụ, số tiền, thuế suất.
-
Mã của cơ quan thuế (nếu có): Xác nhận hóa đơn đã được cơ quan thuế chấp nhận.
Nếu hóa đơn không hợp lệ hoặc có sai sót, bạn cần liên hệ ngay với người bán để yêu cầu điều chỉnh hoặc lập lại hóa đơn.
5. Kiểm tra hóa đơn điện tử qua phần mềm
Nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, bạn có thể tra cứu trực tiếp trên hệ thống:
-
Đăng nhập vào phần mềm (ví dụ: E-invoice Thái Sơn, VNPT-Invoice).
-
Vào mục Quản lý hóa đơn hoặc Tra cứu hóa đơn.
-
Nhập thông tin như số hóa đơn, ngày phát hành hoặc mã số thuế.
-
Kiểm tra thông tin hóa đơn và xuất file nếu cần (XML, PDF).
Một số phần mềm còn hỗ trợ đồng bộ dữ liệu với hệ thống thuế, giúp bạn kiểm tra trạng thái hóa đơn trực tiếp.
>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.
6. Lưu ý khi tra cứu và kiểm tra hóa đơn điện tử
-
Kiểm tra định dạng file: Hóa đơn điện tử hợp lệ thường có định dạng XML kèm chữ ký số. File PDF chỉ mang tính tham khảo và phải có link tra cứu đi kèm.
-
Thời hạn tra cứu: Theo quy định, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ trong 10 năm. Tuy nhiên, bạn nên tra cứu sớm để phát hiện sai sót kịp thời.
-
Xử lý sai sót: Nếu phát hiện lỗi (sai thông tin, hóa đơn không hợp lệ), liên hệ người bán để lập biên bản điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo Thông tư 32/2025/TT-BTC.
-
Bảo mật thông tin: Không chia sẻ mã tra cứu hoặc file XML với bên thứ ba không đáng tin cậy để tránh rủi ro gian lận.
-
Hóa đơn từ máy tính tiền: Với các hộ kinh doanh sử dụng máy tính tiền, hóa đơn điện tử sẽ có mã QR để quét và tra cứu trực tiếp trên hệ thống thuế.
7. Các vấn đề thường gặp và cách xử lý
-
Hóa đơn không tìm thấy: Có thể do sai thông tin tra cứu hoặc hóa đơn chưa được truyền lên hệ thống thuế. Liên hệ người bán để xác nhận.
-
Hóa đơn không hợp lệ: Kiểm tra xem hóa đơn có chữ ký số và mã cơ quan thuế hay không. Nếu không, yêu cầu người bán cung cấp lại.
-
Lỗi hệ thống tra cứu: Thử lại sau vài giờ hoặc liên hệ Tổng cục Thuế qua hotline 1800-1523.
-
Hóa đơn bị hủy: Xác nhận với người bán về lý do hủy và yêu cầu phát hành hóa đơn mới.
>> Tham khảo: Quy trình xuất hóa đơn VAT cho công ty.
8. Lợi ích của việc sử dụng hệ thống tra cứu hóa đơn điện tử
-
Tiết kiệm thời gian: Tra cứu trực tuyến nhanh chóng, không cần lưu trữ giấy tờ.
-
Tăng tính minh bạch: Giảm thiểu rủi ro sử dụng hóa đơn giả, đặc biệt trong giao dịch lớn.
-
Hỗ trợ quản lý: Dễ dàng kiểm soát hóa đơn đầu vào/đầu ra, phục vụ kê khai thuế và kiểm tra nội bộ.
-
Tuân thủ pháp luật: Đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế, tránh bị phạt do sử dụng hóa đơn không hợp lệ.
Kết luận
Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi