Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn được Tổng cục Thuế cấp mã xác thực, giúp đảm bảo tính minh bạch và chống gian lận thuế.
>> Tham khảo: Biên lai đóng thuế hộ kinh doanh.
1. Quy định về áp dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực
Hóa đơn điện tử có mã xác thực là loại hóa đơn điện tử do doanh nghiệp phát hành, nhưng phải gửi đến Tổng cục Thuế để được cấp mã xác thực trước khi giao cho khách hàng. Mã xác thực này giúp đảm bảo tính hợp pháp, chống gian lận thuế và kiểm soát giao dịch tốt hơn.
Các nhóm đối tượng sử dụng loại hóa đơn này được quy định cụ thể như sau:
1.1. Đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
- Doanh nghiệp thuộc nhóm rủi ro cao về thuế theo đánh giá của cơ quan thuế.
- Doanh nghiệp, tổ chức mới thành lập nhưng không đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử không có mã.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai.
- Các doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã để tăng tính bảo mật, minh bạch.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.
1.2. Đối tượng được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
- Doanh nghiệp hoạt động trong ngân hàng, bảo hiểm, điện, nước, viễn thông, xăng dầu.
- Các tổ chức, doanh nghiệp có hệ thống công nghệ thông tin mạnh, đáp ứng điều kiện kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
1.3. Quy trình cấp mã xác thực hóa đơn điện tử
- Bước 1: Doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử trên phần mềm.
- Bước 2: Gửi hóa đơn đến hệ thống của Tổng cục Thuế để cấp mã.
- Bước 3: Hệ thống thuế kiểm tra, cấp mã và gửi lại doanh nghiệp.
- Bước 4: Doanh nghiệp phát hành hóa đơn cho khách hàng.
Thời gian cấp mã xác thực gần như ngay lập tức, đảm bảo không ảnh hưởng đến giao dịch kinh doanh.
1.4. Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực
- Hạn chế gian lận thuế, giúp cơ quan thuế kiểm soát chặt chẽ.
- Tăng độ tin cậy cho hóa đơn, tránh hóa đơn giả.
- Tự động cập nhật dữ liệu với cơ quan thuế, giảm sai sót.
- Đơn giản hóa việc kê khai thuế, tiết kiệm thời gian.
>> Tham khảo: Mức thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2025.
2. Dễ dàng lập hóa đơn điện tử có mã xác thực trên phần mềm Thái Sơn E-Invoice
Thái Sơn E-Invoice là phần mềm hóa đơn điện tử đạt chuẩn của Tổng cục Thuế, hỗ trợ doanh nghiệp phát hành hóa đơn điện tử có mã xác thực nhanh chóng và chính xác theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP & Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Quy trình lập hóa đơn điện tử có mã xác thực trên Thái Sơn E-Invoice:
Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm Thái Sơn E-Invoice
Truy cập vào hệ thống Thái Sơn E-Invoice bằng tài khoản của doanh nghiệp.
Bước 2: Nhập thông tin hóa đơn
– Chọn loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
– Nhập đầy đủ thông tin:
- Người bán (doanh nghiệp phát hành).
- Người mua (khách hàng).
- Mặt hàng, số lượng, đơn giá, thuế GTGT.
- Phương thức thanh toán.
>> Tham khảo: Tổng hợp quy định về Quota nhập khẩu.
Bước 3: Gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để cấp mã xác thực
- Nhấn “Gửi hóa đơn lên Tổng cục Thuế”.
- Phần mềm sẽ tự động kết nối với hệ thống thuế để kiểm tra và cấp mã xác thực.
Bước 4: Nhận mã xác thực từ Tổng cục Thuế
Hệ thống Tổng cục Thuế sẽ kiểm tra và cấp mã xác thực (bao gồm mã số hóa đơn và mã QR).
Mã này được tự động đính kèm vào hóa đơn.
Bước 5: Phát hành hóa đơn cho khách hàng
Sau khi hóa đơn được cấp mã xác thực, doanh nghiệp có thể:
- Gửi hóa đơn điện tử qua email cho khách hàng.
- Cho phép khách hàng tra cứu hóa đơn trên hệ thống.
>> Có thể bạn quan tâm: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Thái Sơn E-Invoice giúp doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử có mã xác thực nhanh chóng, chính xác, đúng quy định, đồng thời tự động kết nối với cơ quan thuế, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro về thuế.
Kết luận
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là bắt buộc với doanh nghiệp rủi ro cao về thuế và hộ kinh doanh nộp thuế theo kê khai. Các doanh nghiệp khác có thể chủ động sử dụng nếu muốn tăng tính minh bạch và tuân thủ quy định chặt chẽ hơn.
Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi