Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử đúng quy định 2025

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành công cụ bắt buộc trong quản lý thuế tại Việt Nam, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng tốc độ xử lý và đảm bảo minh bạch. Từ ngày 01/06/2025, với sự ban hành của Nghị định 70/2025/NĐ-CP (20/03/2025) và Thông tư 32/2025/TT-BTC (31/05/2025), quy trình lập hóa đơn điện tử được đơn giản hóa, bỏ nhiều thủ tục rườm rà như hủy hóa đơn sai sót, thêm mã định danh cá nhân và tích hợp tự động với hệ thống thuế.

>> Tham khảo: Tổng hợp quy định hiện hành về hóa đơn điện tử 2025.

1. Tổng hợp quy định mới nhất về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử được quy định chủ yếu tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) và Thông tư 78/2021/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 32/2025/TT-BTC). Các thay đổi lớn từ 01/06/2025:

• Bỏ hủy hóa đơn sai sót: Chỉ điều chỉnh hoặc thay thế (Điều 19 NĐ123/2020 sửa đổi).
• Ký hiệu hóa đơn mới: 1C25TYY cho năm 2025 (YY: loại hình sử dụng).
• Thêm mã định danh: Ghi CCCD/CMND người mua (Điều 9 TT32/2025).
• Hóa đơn tổng hợp: Lập 1 hóa đơn + bảng kê cho giao dịch nhỏ lẻ <200.000đ.
• Áp dụng TMĐT: Nhà cung cấp nước ngoài phải sử dụng.
• Giai đoạn chuyển tiếp: Miễn phạt đến 31/12/2025 cho hộ kinh doanh.

Mục tiêu: Giảm thủ tục 50%, tăng minh bạch qua kết nối dữ liệu tự động.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Biên bản điều chỉnh hóa đơn.

2. Đối tượng áp dụng và miễn trừ

Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử:

• Tất cả doanh nghiệp, tổ chức (trừ trường hợp đặc biệt).
• Hộ kinh doanh doanh thu ≥100 triệu/năm (từ 01/06/2025).
• Siêu thị, trung tâm thương mại sử dụng máy tính tiền kết nối thuế.
• Doanh nghiệp rủi ro cao (chậm nộp thuế ≥3 kỳ, thay đổi địa chỉ ≥3 lần/12 tháng).

Miễn trừ tạm thời:

• Hộ kinh doanh dưới 100 triệu → đến 01/01/2026.
• Doanh nghiệp nhỏ, rủi ro thấp → dùng hóa đơn điện tử không mã.

Tổng cục Thuế khuyến khích đăng ký sớm để hưởng ưu đãi (giảm 50% phí phần mềm năm đầu).

>> Tham khảo: Tăng giảm trừ gia cảnh từ 2026 lên 15,5 triệu đồng/tháng: Lương bao nhiêu phải nộp thuế TNCN?

3. Quy trình lập hóa đơn điện tử

Bước 1: Đăng ký sử dụng

• Vào etax.gdt.gov.vn → Nộp Thông báo phát hành (Mẫu 01/TB-PHHD) trước 2 ngày sử dụng.
• Cơ quan thuế phê duyệt trong 1 ngày làm việc. Không cần thông báo như trước.

Bước 2: Chuẩn bị phần mềm

• Chọn nhà cung cấp uy tín (Thái Sơn Einvoice) đạt chuẩn Bộ TT&TT.
• Kết nối với hệ thống thuế để cấp mã (nếu dùng hóa đơn điện tử có mã).

Bước 3: Lập hóa đơn

• Mở phần mềm → Chọn “Lập hóa đơn” hoặc “Hóa đơn bán hàng”.
• Nhập thông tin:
  • Người bán: Tên, MST, địa chỉ.
  • Người mua: Tên, MST/CCCD, địa chỉ.
  • Hàng hóa/dịch vụ: Tên, số lượng, đơn giá, thuế suất.
  • Tổng tiền, thuế GTGT, thanh toán.
• Cấu trúc 3 phần: Tiêu đề, nội dung chính, chữ ký (Điều 12 TT32/2025).

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

Bước 4: Ký số và cấp mã

• Ký số điện tử → Gửi lên hệ thống thuế (nếu có mã).
• Nhận mã xác thực trong <2 phút.

Bước 5: Gửi người mua

• Qua email, SMS, mã QR hoặc link tra cứu.
• Người mua tra cứu tại hoadon.gdt.gov.vn.

Bước 6: Lưu trữ và kê khai

• Lưu file XML + PDF ≥10 năm.
• Dữ liệu tự động gửi cơ quan thuế để kê khai.

Thời gian toàn quy trình: 5-10 phút/hóa đơn. Cho phép ghi song song ngôn ngữ Việt + Anh cho giao dịch quốc tế.

>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.

4. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử

Theo Phụ lục IA NĐ70/2025, hóa đơn phải có:

• Hóa đơn tổng hợp: Kèm bảng kê 01/TH-HĐĐT.
• Hóa đơn điều chỉnh: Ghi “Điều chỉnh cho hóa đơn số…”.

Không được ghi nội dung không liên quan (quảng cáo, khuyến mãi).

>> Tham khảo: Xuất hóa đơn thay thế trong trường hợp nào?

Kết luận

Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/