An toàn bảo mật dữ liệu đang là chủ đề rất nóng hiện nay. Trong lĩnh vực hóa đơn điều này lại càng quan trọng. Trước đây đối với hóa đơn giấy việc lưu trữ là thủ công nên rất tốn kém cả về không gian lẫn nguồn lực quản lý. Vậy đối vi hóa đơn điện tử việc lưu trữ liệu được thực hiện như nào và các cách để doanh nghiệp có thể tự bảo quản dữ liệu của mình phổ biến hiện nay. Hãy cùng e-invoice tham khảo ngay bài viết dưới đây nhé.
Tìm hiểu về cách lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử
Lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử hiện nay
Tại thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011 có quy đinh và đề cập đến việc hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong đó cũng có quy định cụ thể việc lưu trữ hóa đơn đối với các doanh nghiệp. Cụ thể:
- Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.
- Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin (ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.
Như vậy theo quy định của cơ quan thuế, hoá đơn sau khi được khởi tạo cần phải được lưu trữ theo thời hạn quy định của Luật Kế toán, thông thường là 10 năm. Hoá đơn tự in, đặt in có thể xảy ra tình trạng mất dữ liệu do mất, cháy, hỏng hoá đơn do hoá đơn được lưu trữ ở dạng giấy. Đối với hoá đơn điện tử, việc cháy, hỏng hoá đơn là khó có thể xảy ra. Tuy nhiên, hoá đơn điện tử vẫn không thể tránh khỏi tình trạng bị mất dữ liệu hoá đơn.
DN hiện nay lưu trữ hóa đơn như thế nào?
Trong quá trình lưu trữ hoá đơn điện tử, dữ liệu hoá đơn lưu tại hệ thống của doanh nghiệp vẫn có thể bị mất do dữ liệu bị xoá, máy tính lưu trữ dữ liệu bị virus xâm nhập ảnh hưởng đến dữ liệu hoặc máy tính lưu dữ liệu bị hỏng ổ cứng. Với những trường hợp này, nếu doanh nghiệp không có phương án dự phòng lưu trữ dữ liệu ở nơi khác thì việc mất hoàn toàn dữ liệu hoá đơn là không thể tránh khỏi. Doanh nghiệp sẽ khó có thể khôi phục lại được dữ liệu ban đầu.
Đối với các Doanh nghiệp có quy mô lớn do đó dữ liệu lưu trữ cũng rất lớn cần phải có hệ thống máy chủ, máy tính lưu trữ dữ liệu hoá đơn lớn, được bảo mật và đảm bảo việc sao lưu dữ liệu hàng ngày thì việc khôi phục lại dữ liệu hoá đơn hoàn toàn dễ dàng. Tuy nhiên với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hệ thống lưu trữ hoá đơn không được đảm bảo, đôi khi chỉ là một chiếc laptop sử dụng để làm máy chủ lưu dữ liệu hoá đơn thì dữ liệu hoá đơn rất dễ xảy ra tình trạng bị mất hoàn toàn.
Chính vì vậy, để hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể đảm bảo lưu trữ hoá đơn theo đúng quy định của cơ quan thuế. Hiện nay nhiều nhà cung cấp hóa đơn điện tử đã cung cấp thêm cho doanh nghiệp một số giải pháp để lưu trữ dữ liệu hoá đơn đã được tích hợp sẵn trên phần mềm hoá đơn điện tử giúp khách hàng có thể xuất hoá đơn online.
Nếu bạn quan tâm đến vấn đề này có thể tham khảo gói lưu trữ hoá đơn trên hệ thống T-VAN của Thái Sơn (chi phí sẽ tính theo gói dung lượng mà doanh nghiệp mua) hoặc lưu trữ hoá đơn trên hệ thống Cloud miễn phí như One Drive, Google Drive hay DropBox,…. Hoá đơn của doanh nghiệp sau khi thực hiện xuất và ký số sẽ được tự động đồng bộ lên cloud và lưu trữ an toàn trên đó. Trường hợp mất dữ liệu và muốn khôi phục lại, phần mềm hoá đơn điện tử xác thực E-Invoice cũng cung cấp cho doanh nghiệp giải pháp khôi phục dữ liệu đã được tích hợp sẵn trên phần mềm. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể lấy dữ liệu đã được lưu trữ trên cloud và sử dụng để khôi phục lại.
Nguồn: einvoice.vn
Như vậy, bài viết trên đây đã giúp bạn tìm hiểu về các cách lưu trữ dưa liệu hóa đơn điện tử phổ biến thường được nhiều doah nghiệp áp dụng hiện nay. Nếu như bạn có bất cứ câu hỏi howacj cần tư vấn thêm bạn có thể truy cập vào website chính của chúng tôi tại đại chỉ https:// enivoice.vn/ để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất từ đội ngũ hỗ trợ khách hàng của E-invoice nhé.
Xin cảm ơn!
