Bài viết tổng hợp quy định mới nhất về ký hiệu và mẫu số hóa đơn điện tử mà kế toán không thể bỏ qua. Bài viết thực hiện bởi muahoadondo, hy vọng sẽ đem đến những thông tin thực sự hữu ích đối với quý độc giả.
>> Tham khảo: Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử cho nhà hàng dịch vụ ăn uống.
1. Quy định về thay đổi ký hiệu và mẫu số hóa đơn điện tử
Theo quy định của Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 4, Thông tư 78/2021/TT-BTC về việc xác định ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn được xác định theo năm tạo hóa đơn và số hóa đơn sẽ được bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
Khi chuyển đổi sang năm mới, hệ thống sẽ tự động chuyển số lượng hóa đơn còn lại từ ký hiệu của năm cũ sang ký hiệu hóa đơn của năm mới.
Nội dung trên hóa đơn điện tử cần đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn để hóa đơn đó được công nhận là hợp lệ. Theo Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nội dung quy định trên hóa đơn điện tử ở Việt Nam bao gồm các tiêu thức sau:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn: Đây là tên của từng loại hóa đơn được thể hiện trên mỗi hóa đơn, ví dụ như “HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG” hoặc “HÓA ĐƠN BÁN HÀNG”.
- Tên liên hóa đơn: Áp dụng cho hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, mỗi số hóa đơn có 03 liên: Liên 1 (Lưu), Liên 2 (Giao cho người mua), và Liên 3 (Nội bộ).
- Số hóa đơn: Là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn, ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 08 chữ số.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán: Phải thể hiện theo đúng thông tin đăng ký.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua: Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì thông tin này phải ghi theo đúng giấy tờ đăng ký.
- Thời điểm lập hóa đơn
- Chữ ký số của người bán, người mua (một số trường hợp không yêu cầu).
Ký hiệu và mẫu số hóa đơn điện tử là tiêu thức vô cùng quan trọng để phân biệt loại và xác định hóa đơn điện tử.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Các loại mẫu số và ký hiệu trên hóa đơn
2.1. Các loại mẫu số trên hóa đơn
Mẫu số hóa đơn điện tử là một trong sáu số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6; trong đó mỗi số tự nhiên đại diện cho một loại hóa đơn điện tử như sau:
Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.
Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng.
Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công.
Số 4: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.
Số 5: Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn bao gồm: phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
Như vậy, mỗi loại mẫu số đều có những ý nghĩa riêng mà kế toán cần nắm được để có sự phân loại chính xác, phục vụ cho quá trình tra cứu và sử dụng hóa đơn điện tử.
>> Tham khảo: Hướng dẫn cách lập hóa đơn vận chuyển.
2.2. Ký hiệu hóa đơn
Theo quy định của Điều 3 trong Thông tư 68/2019/TT-BTC, ký hiệu của hóa đơn điện tử bao gồm một nhóm 06 ký tự, bao gồm chữ viết và số, để thể hiện các thông tin về loại hóa đơn, có mã hoặc không có mã từ cơ quan thuế, năm lập hóa đơn, và loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Cụ thể:
– Kí tự đứng trước của ký hiệu hóa đơn điện tử là mẫu số hóa đơn điện tử có số từ 1 tới 6, thể hiện loại hóa đơn điện tử
– Ký tự tiếp theo: Là chữ cái C hoặc K:
+ C: Thể hiện hóa đơn điện tử có mã từ cơ quan thuế.
+ K: Thể hiện hóa đơn điện tử không có mã từ cơ quan thuế.
– Hai ký tự tiếp theo: Là hai chữ số Ả rập biểu thị năm lập hóa đơn điện tử.
– Ký tự tiếp theo sau năm lập hóa đơn: Là một chữ cái, có thể là T, D, L hoặc M, thể hiện loại hóa đơn điện tử:
+ T: Hóa đơn điện tử do doanh nghiệp đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
+ D: Hóa đơn điện tử đặc thù không cần phải tuân thủ một số tiêu chuẩn mà doanh nghiệp đăng ký sử dụng.
+ L: Áp dụng cho hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
+ M: Áp dụng cho hóa đơn điện tử được tạo ra từ máy tính tiền.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
3. Giải pháp hóa đơn điện tử uy tín
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft) là đơn vị có hơn 23 năm kinh nghiệm trong việc triển khai các giải pháp kê khai điện tử cho doanh nghiệp. E-invoice là giải pháp hóa đơn điện tử được cung cấp bởi ThaisonSoft.
E-invoice được nhiều doanh nghiệp tin tưởng và lựa chọn, trong đó có nhiều doanh nghiệp tên tuổi như: Coca Cola, AEON MALL, Big C, Golden Gate, KFC,… bởi các tính năng vượt trội:
- Xuất hóa đơn điện tử mọi lúc, mọi nơi với 3 phiên bản ưu việt: Desktop, Website, Mobile,…
- Phê duyệt hóa đơn: có khả năng gửi xác thực cùng lúc nhiều hóa đơn
- Tạo lập – điều chỉnh – thay thế – xóa bỏ hóa đơn dễ dàng, thuận tiện.
- Gửi thông tin hóa đơn qua email, SMS…
- Hỗ trợ phát hành & lập báo cáo hóa đơn.
- Chức năng cổng ký tiện dụng.
- Tích hợp với hệ thống phần mềm có sẵn của doanh nghiệp.
- Tùy chọn mẫu hóa đơn trong thư viện mẫu có sẵn.
Đặc biệt, E-invoice được áp dụng công nghệ bảo mật Blockchain hiện đại, vận hành theo tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2013, đảm bảo an toàn thông tin, tối đa bảo mật dữ liệu cho doanh nghiệp trong toàn bộ quá trình sử dụng.
>> Tham khảo: Hướng dẫn thủ tục nhập khẩu hoa quả theo quy định.
Trong giai đoạn dịch bệnh Covid-19 diễn biến phức tạp, phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice là giải pháp hỗ trợ “đắc lực” cho doanh nghiệp khi làm việc tại nhà.
Việc ký kết hợp đồng triển khai phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice được thực hiện qua hình thức ký hợp đồng điện tử, đảm bảo an toàn, hạn chế tiếp xúc, đồng thời mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích về chi phí, thời gian, nhân lực,…
Kết luận
Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi