Một trong những điểm khác biệt giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn đặt in là không cần đóng dấu. Doanh nghiệp chỉ cần gửi hóa đơn bản mềm cho đối tác thông qua internet và không lo bị làm giả như hóa đơn đặt in.
Tại sao hóa đơn điện tử không cần đóng dấu?
Hóa đơn điện tử hay cách gọi đầy đủ là hóa đơn điện tử xác thực được thao tác hoàn toàn trên máy tính kết nối với cơ quan thuế bằng một phần mềm. Bất kỳ hóa đơn nào phát hành ra đều có bước gửi đến cơ quan thuế để lấy mã số xác thực.
Nhờ có mã số xác thực, doah nghiệp và đối tác có thể kiểm tra xem hóa đơn đó có bị làm giả hay không. Mã số này có thể chứng minh được nguồn gốc của hóa đơn bằng cách tra cứu trên website của cơ quan thuế.
Thông thường, hóa đơn điện tử xác thực sẽ được chuyển trực tiếp cho khách hàng bằng bản mềm qua email hay bất kỳ một phương tiện trao đổi nào trên internet mà không hề có dấu đỏ công ty.
Tuy nhiên cũng có một số trường hợp việc đóng thêm con dấu sẽ tạo niềm tin hơn, ví dụ như khi khách hàng yêu cầu in hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử do chưa quen với hình thức tra cứu mã xác thực hoặc phải trình cơ quan chức năng khi vận chuyển hàng hóa. Việc đóng dấu này thực chất là không cần thiết mà chỉ mang tính chất tạo niềm tin cho đối tác nhận hóa đơn.
Vì sao nên dùng hóa đơn điện tử?
Hóa đơn điện tử đang trong thời gian sử dụng thí điểm đến hết tháng 12/2016. Trong thời gian này, những doanh nghiệp nào tham gia chuyển đổi dùng hóa đơn điện tử sẽ nhận được sự hỗ trợ tận tình từ cơ quan thuế và nhà cung cấp phần mềm. Tính đến thời điểm này, đa số các doanh nghiệp đã dùng hóa đơn điện tử đều đánh giá rất cao tính tiện ích, an toàn và tiết kiệm mà hình thức này mang lại.
Ngoài việc giảm thiểu các thủ tục hành chính rườm rà khi làm việc trực tiếp ở cơ quan thuế, khi sử dụng hóa đơn điện tử mỗi doanh nghiệp có thể tiết kiệm hàng trăm triệu mỗi năm là con số không nhỏ.
Hãy làm mộtbài toán về doanh nghiệp phát hành 6000 hóa đơn/năm. Khi doanh nghiệp dùng hóa đơn giấy, cần mất ít nhất 2 nhân lực để phát hành được 6000 tờ hóa đơn.
- Chi phí cho 1 nhân viên là 6 000 000 VNĐ/ 1 nhân viên/ 1 tháng, vậy chi phí trả cho nhân viên để in 1 tờ hóa đơn là 6 000 000 x 2 / 6000 = 2 000 VNĐ.
– Chi phí đặt in hóa đơn ở mức trung bình là 800 VNĐ/ 1 tờ.
– Chi phí chuyển phát cho 1 tờ hóa đơn là 15 000 VNĐ.
– Các chi phí khác phục vụ cho việc đóng gói, phong bì và thuê kho lưu trữ,… trung bình 1 tờ hóa đơn hết khoảng 1 000 VNĐ.
Vậy, tổng chi phí cho 1 tờ hóa đơn giấy sẽ là 800 + 15000 + 2000 + 10 + 1000 = 18810 VNĐ. Với số lượng xuất 6000 hóa đơn / 1 tháng, thì trung bình mỗi tháng doanh nghiệp này phải chi ra số tiền là 18810 VNĐ x 6000 = 112 860 000 VNĐ. Doanh nghiệp bạn đã bao giờ nghĩ rằng hóa đơn giấy tốn kém như vậy?
Trong khi đó, hóa đơn điện tử không mất chi phí in ấn, chuyển phát nhanh, kho lưu trữ, đóng gói, và chỉ cần 1 nhân viên làm việc. Như vậy, chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra cho hóa đơn điện tử là không đáng kể so với việc sử dụng hóa đơn đặt in.
Hóa đơn điện tử cần đăng ký và sử dụng như thế nào?
Các thủ tục để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cũng gần giống thủ tục đăng ký dùng hóa đơn đặt in bao gồm: đăng ký mẫu sử dụng hóa đơn, chờ phê duyệt mẫu. Khác ở chỗ, hóa đơn điện tử không cần đặt xưởng in, lưu trữ hóa đơn và cần có thêm chứng thư số hay còn gọi là chữ ký số.
Để sử dụng hóa đơn điện tử, ngoài chữ ký số doanh nghiệp cần một phần mềm kết nối với cơ quan thuế. Hiện tại, tổng cục thuế đã lựa chọn một vài đơn vị cung cấp trong đó có phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của công ty Thái Sơn.
Thao tác sử dụng phần mềm E-invoice rất đơn giản bởi phần mềm này có kết nối với phần mềm có sẵn của doanh nghiệp như phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm ERP…, các tính năng cho phép doanh nghiệp thống kê, báo cáo, xuất dữ liệu ra các chương trình khai thuế như HTKK, TVAN.. giảm thời gian lập tờ khai thuế.
Hiện tại, phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-invoice vẫn đang trong thời gian chạy thí điểm, do vậy khi doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phần mềm này, các chuyên gia của công ty Thái Sơn sẽ đến trực tiếp cung cấp và cài đặt cũng như hướng dẫn sử dụng chi tiết 24/7.
Mọi chi tiết về phần mềm E-INVOICE cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:
Trung tâm tư vấn và hỗ trợ E-INVOICE:
Miền bắc 1900 4767 – Miền trung, miền nam: 1900 4768
Email: info@thaison.vn
Website: thaison.vn, einvoice.vn
.
Để lại một phản hồi