Các loại hóa đơn điện tử gồm những gì? Bài viết được thực hiện bởi đội ngũ phát triển nội dung từ muahoadondo, hy vọng sẽ đem đến những nội dung hữu ích đối với quý độc giả.
>> Tham khảo: Hồ sơ cần chuẩn bị khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
1. Khái niệm hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là chứng từ xác nhận giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tồn tại theo dạng thông điệp dữ liệu. Hóa đơn điện tử được lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng các phương tiện điện tử.
Hóa đơn điện tử có nhiều loại, như hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, vé điện tử, phiếu thu điện tử, v.v
Khi lưu trữ và bảo quản hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý phân biệt giữa loại hóa đơn và định dạng hóa đơn điện tử. Định dạng của hóa đơn bao gồm: hóa đơn điện tử gốc và các dạng bản thể của hóa đơn điện tử.
– Hóa đơn điện tử gốc
Hóa đơn điện tử gốc là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử, có định dạng file dữ liệu XML, có giá trị pháp lý để giao dịch, thanh toán, hạch toán, thanh tra, kiểm tra. Hóa đơn điện tử gốc được lưu trữ bằng phương tiện điện tử và không cần in ra giấy.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
– Bản thể hiện hóa đơn điện tử
Bản thể hiện hóa đơn điện tử là hóa đơn được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử gốc sang dạng giấy hoặc PDF, chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.
Bản thể hiện hóa đơn điện tử phải có dòng chữ “hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”, họ tên, chữ ký của người chuyển đổi và thời gian chuyển đổi.
Ngoài những nguyên tắc khi lập hóa đơn, kế toán cũng cần nắm vững những tiêu thức bắt buộc khi lập hóa đơn điện tử:
Căn cứ theo Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
(1) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
(2) Tên liên hóa đơn.
(3) Số hóa đơn.
(4) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
(5) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
(6) Thông tin về hàng hóa, dịch vụ, thuế: Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ, thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT.
>> Tham khảo: Cách tính thuế GTGT cho thuê tài sản.
(7) Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua.
(8) Thời điểm lập hóa đơn.
(9) Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử.
(10) Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có.
(11) Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung khác liên quan (nếu có).
(12) Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
(13) Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.
2. Phân loại hóa đơn
Theo Điều 8, Nghị định 123/2020, có 7 loại hóa đơn điện tử được sử dụng trong hoạt động kinh doanh, bao gồm:
– Hóa đơn giá trị gia tăng: là loại hóa đơn được sử dụng để ghi nhận doanh thu bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng.
– Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế: là loại hóa đơn được sử dụng để ghi nhận doanh thu bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng và đồng thời là tờ khai hoàn thuế giá trị gia tăng cho người mua hàng hóa, dịch vụ.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
– Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm phiếu thu: là loại hóa đơn được sử dụng để ghi nhận doanh thu bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng và đồng thời là phiếu thu tiền của người bán.
– Hóa đơn bán hàng: là loại hóa đơn được sử dụng để ghi nhận doanh thu bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ không chịu thuế giá trị gia tăng hoặc được miễn thuế giá trị gia tăng.
– Hóa đơn bán tài sản công: là loại hóa đơn được sử dụng để ghi nhận doanh thu bán tài sản công của các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức chính trị – xã hội.
– Tem, vé, thẻ: là loại hóa đơn được sử dụng để ghi nhận doanh thu bán tem, vé, thẻ của các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kinh doanh.
– Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia: là loại hóa đơn được sử dụng để ghi nhận doanh thu bán hàng hóa dự trữ quốc gia của các cơ quan, tổ chức được giao quản lý, sử dụng hàng hóa dự trữ quốc gia.
Mỗi loại hóa đơn điện tử có vai trò riêng, doanh nghiệp và các tổ chức sử dụng cần lưu ý áp dụng tùy theo từng hoạt động.
>> Tham khảo: So sánh Gross weight và Net weight.
Căn cứ theo quy định tại Điều 4, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau:
- Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn giao cho người mua, gồm cả các trường hợp sử dụng hàng hóa, dịch vụ cho mục đích khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu hay để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ, trừ trường hợp hàng hóa sử dụng luân chuyển nội bộ để tiếp tục cho quá trình sản xuất, xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa.
- Hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì phải tuân thủ theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo Điều 12, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn: người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được quyền ủy nhiệm lập cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Việc lập hóa đơn ủy nhiệm cần đảm bảo:
- Hóa đơn ủy nhiệm phải thể hiện tên đơn vị bán là bên ủy nhiệm.
- Việc ủy nhiệm phải được xác lập bằng văn bản, thể hiện đầy đủ các nội dung hóa đơn ủy nhiệm: Thời gian ủy nhiệm, mục đích ủy nhiệm, phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm, đồng thời phải thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
- Nếu hóa đơn ủy nhiệm là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì bên ủy nhiệm phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ.
>> Tham khảo: Quy định xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi