Hướng dẫn mua hóa đơn của Cơ quan Thuế đúng quy định

Mua hóa đơn của cơ quan thuế là một hoạt động quan trọng đối với các tổ chức, cá nhân kinh doanh không tự in hoặc sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT), đặc biệt là hộ, cá nhân kinh doanh theo phương pháp trực tiếp.

Hóa đơn do cơ quan thuế cấp, thường được gọi là hóa đơn bán lẻ hoặc hóa đơn đặt in, đóng vai trò là chứng từ hợp pháp để ghi nhận giao dịch và kê khai thuế. Với sự chuyển đổi mạnh mẽ sang HĐĐT theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc mua hóa đơn của cơ quan thuế vẫn tồn tại trong một số trường hợp đặc biệt.

Bài viết này sẽ phân tích chi tiết về mua hóa đơn của cơ quan thuế, bao gồm khái niệm, quy định pháp luật, đối tượng áp dụng, quy trình thực hiện, thách thức, và những lưu ý thực tiễn để doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh áp dụng hiệu quả.

1. Mua Hóa Đơn Của Cơ Quan Thuế Là Gì?

Mua hóa đơn của cơ quan thuế là việc các tổ chức, cá nhân kinh doanh nộp hồ sơ và lệ phí để được cơ quan thuế cấp hóa đơn giấy (thường là hóa đơn bán hàng) nhằm sử dụng trong các giao dịch kinh doanh.

Hóa đơn này do cơ quan thuế đặt in và quản lý chặt chẽ, đảm bảo tính hợp pháp và hợp lệ theo quy định pháp luật. Hoạt động này chủ yếu phục vụ các đối tượng không đủ điều kiện tự in hóa đơn hoặc chưa chuyển đổi sang HĐĐT.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử có mã xác thực áp dụng với đối tượng nào?

1.1. Đặc Điểm Của Hóa Đơn Do Cơ Quan Thuế Cấp

• Hình thức giấy: Hóa đơn là bản giấy, được in sẵn với ký hiệu và số thứ tự do cơ quan thuế quản lý.

• Nội dung cố định: Bao gồm thông tin về người bán, người mua, hàng hóa/dịch vụ, giá trị, và thuế suất (nếu có).

• Quản lý nghiêm ngặt: Cơ quan thuế kiểm soát số lượng, ký hiệu, và mục đích sử dụng hóa đơn.

• Phạm vi sử dụng hạn chế: Chủ yếu dùng cho hộ, cá nhân kinh doanh theo phương pháp trực tiếp hoặc trong trường hợp đặc biệt (như mất kết nối HĐĐT).

1.2. Vai Trò Của Hóa Đơn Do Cơ Quan Thuế Cấp

• Chứng từ hợp pháp: Là bằng chứng ghi nhận giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ, đáp ứng yêu cầu kê khai thuế.

• Hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ: Giúp hộ, cá nhân kinh doanh chưa đủ điều kiện sử dụng HĐĐT thực hiện nghĩa vụ thuế.

• Đảm bảo minh bạch: Giảm nguy cơ sử dụng hóa đơn bất hợp pháp, tăng cường quản lý thuế.

• Hỗ trợ khách hàng: Cung cấp hóa đơn cho người mua để phục vụ mục đích kế toán hoặc đối chiếu giao dịch.

2. Quy Định Pháp Luật Về Mua Hóa Đơn Của Cơ Quan Thuế

Việc mua hóa đơn của cơ quan thuế được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật sau:

• Luật Quản lý thuế 2019: Quy định về nghĩa vụ kê khai, nộp thuế, và sử dụng hóa đơn hợp pháp.

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Quy định về phát hành, sử dụng, và quản lý hóa đơn, bao gồm cả hóa đơn do cơ quan thuế cấp.

• Thông tư 39/2014/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung): Hướng dẫn chi tiết về mua, cấp, và sử dụng hóa đơn đặt in do cơ quan thuế quản lý.

• Thông tư 78/2021/TT-BTC: Quy định về HĐĐT, nhưng vẫn cho phép sử dụng hóa đơn giấy trong một số trường hợp đặc biệt.

• Nghị định 125/2020/NĐ-CP: Quy định xử phạt vi phạm hành chính liên quan đến hóa đơn và thuế.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Mẫu hóa đơn điện tử.

2.1. Đối Tượng Được Mua Hóa Đơn Của Cơ Quan Thuế

Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC, các đối tượng được mua hóa đơn của cơ quan thuế bao gồm:

1. Hộ, cá nhân kinh doanh theo phương pháp trực tiếp:

   • Không đủ điều kiện tự in hóa đơn hoặc sử dụng HĐĐT.

   • Ví dụ: Hộ kinh doanh bán lẻ, quán ăn, cửa hàng nhỏ lẻ.

2. Tổ chức, doanh nghiệp trong trường hợp đặc biệt:

   • Doanh nghiệp mới thành lập, chưa triển khai hệ thống HĐĐT.

   • Doanh nghiệp gặp sự cố kỹ thuật (mất kết nối internet, lỗi phần mềm HĐĐT).

   • Doanh nghiệp thuộc diện rủi ro cao về thuế, bị cơ quan thuế yêu cầu sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế cấp.

3. Tổ chức không phải doanh nghiệp:

   • Đơn vị sự nghiệp, tổ chức xã hội có hoạt động kinh doanh nhưng không tự in hóa đơn.

2.2. Loại Hóa Đơn Do Cơ Quan Thuế Cấp

Hóa đơn do cơ quan thuế cấp thường là:

• Hóa đơn bán hàng: Dùng cho các giao dịch không chịu thuế GTGT hoặc áp dụng phương pháp trực tiếp.

• Hóa đơn GTGT (trong một số trường hợp đặc biệt): Dành cho doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ nhưng chưa sử dụng HĐĐT.

Hóa đơn có ký hiệu cụ thể (ví dụ: C23T, C24T) và số thứ tự được cơ quan thuế quản lý, đảm bảo không trùng lặp.

2.3. Điều Kiện Mua Hóa Đơn

Để được mua hóa đơn, tổ chức, cá nhân kinh doanh phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Có đăng ký kinh doanh hợp pháp và mã số thuế.

• Không thuộc diện bị cấm sử dụng hóa đơn tự in hoặc HĐĐT.

• Nộp đầy đủ hồ sơ đề nghị mua hóa đơn theo mẫu quy định.

• Thanh toán lệ phí mua hóa đơn (nếu có).

2.4. Lệ Phí Mua Hóa Đơn

Lệ phí mua hóa đơn được quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, thường dao động từ 500 đồng đến 1.000 đồng/tờ, tùy loại hóa đơn và số lượng. Một số trường hợp (như hộ kinh doanh khó khăn) có thể được miễn lệ phí theo chính sách hỗ trợ.

>> Tham khảo: Hóa đơn bán hàng điện tử – Tối ưu hóa lợi ích cho doanh nghiệp.

3. Quy Trình Mua Hóa Đơn Của Cơ Quan Thuế

Quy trình mua hóa đơn của cơ quan thuế được thực hiện theo các bước sau:

3.1. Chuẩn Bị Hồ Sơ Đề Nghị Mua Hóa Đơn

Hồ sơ bao gồm:

• Đơn đề nghị mua hóa đơn (mẫu số 3.3, Phụ lục 3, Thông tư 39/2014/TT-BTC).

• Bản sao giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động.

• Bản sao chứng minh nhân dân/căn cước công dân của người đại diện (đối với hộ, cá nhân kinh doanh).

• Biên lai nộp lệ phí (nếu có).

• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (mẫu BC26/AC) đối với các lần mua tiếp theo, nêu rõ số lượng hóa đơn đã sử dụng, bị hủy, hoặc còn tồn từ lần mua trước.

3.2. Nộp Hồ Sơ Tại Cơ Quan Thuế

• Nơi nộp: Chi cục Thuế hoặc Cục Thuế quản lý trực tiếp tổ chức, cá nhân kinh doanh.

• Hình thức nộp:

  • Trực tiếp tại cơ quan thuế.

  • Qua hệ thống eTax (nếu cơ quan thuế hỗ trợ nộp hồ sơ điện tử).

  • Qua bưu điện (trong một số trường hợp).

3.3. Xét Duyệt Hồ Sơ

• Cơ quan thuế kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ trong vòng 2-5 ngày làm việc.

• Nếu hồ sơ thiếu hoặc không hợp lệ, cơ quan thuế sẽ thông báo để bổ sung.

• Đối với hộ, cá nhân kinh doanh thuộc diện rủi ro cao, cơ quan thuế có thể yêu cầu kiểm tra thực tế tại địa điểm kinh doanh.

3.4. Cấp Hóa Đơn

• Sau khi xét duyệt, cơ quan thuế cấp hóa đơn theo số lượng được phê duyệt (thường từ 50 đến 500 tờ/lần, tùy nhu cầu).

• Hóa đơn được đóng dấu của cơ quan thuế, ghi rõ ký hiệu, số thứ tự, và thông tin người mua.

• Người mua nhận hóa đơn trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc qua dịch vụ chuyển phát (nếu có).

3.5. Sử Dụng Và Báo Cáo Hóa Đơn

• Sử dụng hóa đơn: Hóa đơn được sử dụng để ghi nhận giao dịch, giao cho người mua, và kê khai thuế (nếu có).

• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Tổ chức, cá nhân kinh doanh nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (mẫu BC26/AC) định kỳ theo tháng hoặc quý, chậm nhất vào ngày 20 của tháng tiếp theo.

• Lưu trữ: Hóa đơn và chứng từ liên quan phải được lưu trữ trong 10 năm theo Luật Kế toán 2015.

3.6. Xử Lý Hóa Đơn Sai Sót Hoặc Mất

• Hóa đơn sai sót: Lập biên bản thu hồi hoặc điều chỉnh hóa đơn, thông báo cho cơ quan thuế theo Thông tư 39/2014/TT-BTC.

• Hóa đơn bị mất: Lập biên bản mất hóa đơn, nộp thông báo mất hóa đơn (mẫu 3.8, Phụ lục 3) cho cơ quan thuế trong vòng 5 ngày kể từ khi phát hiện.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

4. Thách Thức Trong Việc Mua Hóa Đơn Của Cơ Quan Thuế

Mặc dù việc mua hóa đơn của cơ quan thuế mang lại nhiều lợi ích, tổ chức, cá nhân kinh doanh vẫn đối mặt với một số thách thức:

4.1. Quy Trình Hành Chính Phức Tạp

• Hồ sơ mua hóa đơn đòi hỏi nhiều giấy tờ (đơn đề nghị, báo cáo sử dụng hóa đơn, biên lai lệ phí), dễ gây nhầm lẫn hoặc thiếu sót.

• Thời gian xét duyệt hồ sơ (2-5 ngày) có thể gây chậm trễ cho các giao dịch kinh doanh khẩn cấp.

4.2. Hạn Chế Về Số Lượng Hóa Đơn

• Cơ quan thuế thường giới hạn số lượng hóa đơn cấp mỗi lần, buộc tổ chức, cá nhân kinh doanh phải mua nhiều lần nếu có khối lượng giao dịch lớn.

• Việc kiểm soát chặt chẽ số lượng hóa đơn đôi khi gây khó khăn cho các hộ kinh doanh có doanh thu biến động.

4.3. Chi Phí Và Thời Gian

• Lệ phí mua hóa đơn tuy thấp (500-1.000 đồng/tờ) nhưng có thể trở thành gánh nặng với hộ kinh doanh nhỏ nếu mua thường xuyên.

• Việc di chuyển đến cơ quan thuế để nộp hồ sơ và nhận hóa đơn mất thời gian, đặc biệt ở các khu vực xa trung tâm.

4.4. Chuyển Đổi Sang HĐĐT

• Với lộ trình bắt buộc sử dụng HĐĐT từ ngày 1/7/2022 theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nhiều hộ, cá nhân kinh doanh gặp khó khăn trong việc chuyển đổi do thiếu hạ tầng công nghệ hoặc kiến thức về HĐĐT.

• Hóa đơn giấy do cơ quan thuế cấp dần bị thay thế, khiến các đối tượng quen sử dụng hóa đơn giấy phải thích nghi với hệ thống mới.

4.5. Rủi Ro Pháp Lý

• Sử dụng hóa đơn sai mục đích, không báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, hoặc không lưu trữ đúng quy định có thể dẫn đến phạt hành chính từ 4 triệu đến 20 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

• Cơ quan thuế có thể từ chối cấp hóa đơn nếu phát hiện tổ chức, cá nhân kinh doanh có dấu hiệu vi phạm (như nợ thuế, kê khai không trung thực).

>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.

5. Giải Pháp Và Lưu Ý Thực Tiễn

Để mua và sử dụng hóa đơn của cơ quan thuế hiệu quả, tổ chức, cá nhân kinh doanh cần lưu ý:

5.1. Chuẩn Bị Hồ Sơ Đầy Đủ

• Kiểm tra kỹ các giấy tờ cần thiết (đơn đề nghị, báo cáo sử dụng hóa đơn, giấy đăng ký kinh doanh) để tránh phải bổ sung nhiều lần.

• Lưu bản sao hồ sơ để sử dụng cho các lần mua tiếp theo, giảm thời gian chuẩn bị.

5.2. Lập Kế Hoạch Mua Hóa Đơn

• Ước tính số lượng hóa đơn cần dùng dựa trên khối lượng giao dịch để tránh mua thiếu hoặc thừa.

• Nộp hồ sơ mua hóa đơn trước khi hết tồn kho để đảm bảo không gián đoạn hoạt động kinh doanh.

5.3. Tuân Thủ Báo Cáo Hóa Đơn

• Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đúng hạn (ngày 20 của tháng tiếp theo) để tránh bị từ chối cấp hóa đơn lần sau.

• Đối chiếu số lượng hóa đơn đã sử dụng, bị hủy, và còn tồn để đảm bảo số liệu chính xác.

5.4. Chuyển Đổi Sang HĐĐT

• Tìm hiểu và đăng ký sử dụng HĐĐT để tiết kiệm chi phí, giảm thủ tục hành chính, và đáp ứng lộ trình bắt buộc của Tổng cục Thuế.

• Lựa chọn nhà cung cấp HĐĐT uy tín (như Viettel, VNPT, MISA) để đảm bảo hệ thống ổn định và tuân thủ quy định.

5.5. Tăng Cường Kiến Thức Pháp Luật

• Tham gia các khóa đào tạo hoặc hội thảo do cơ quan thuế tổ chức để nắm rõ quy định về mua, sử dụng, và báo cáo hóa đơn.

• Theo dõi các văn bản pháp luật mới (như Thông tư 78/2021/TT-BTC) để điều chỉnh kịp thời.

>> Tham khảo: Điểm mới về thời điểm xuất hóa đơn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

5.6. Tư Vấn Chuyên Gia

• Đối với hộ, cá nhân kinh doanh mới hoặc có quy mô lớn, nên tham khảo ý kiến từ kế toán viên hoặc chuyên gia thuế để đảm bảo tuân thủ quy định và tối ưu hóa chi phí.

Kết Luận

Mua hóa đơn của cơ quan thuế là một giải pháp quan trọng cho các hộ, cá nhân kinh doanh và một số tổ chức chưa chuyển đổi sang HĐĐT, giúp đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong các giao dịch kinh doanh.

Với các quy định chặt chẽ tại Luật Quản lý thuế 2019, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, và Thông tư 39/2014/TT-BTC, quy trình mua hóa đơn đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ nghiêm ngặt để tránh rủi ro pháp lý.

Mặc dù đối mặt với các thách thức như thủ tục phức tạp, hạn chế số lượng hóa đơn, và áp lực chuyển đổi sang HĐĐT, tổ chức, cá nhân kinh doanh có thể vượt qua bằng cách lập kế hoạch hợp lý, sử dụng công nghệ hỗ trợ, và nâng cao kiến thức pháp luật.

Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/