Quy định xử lý vi phạm hành chính trong quản lý hóa đơn chứng từ

Hóa đơn là chứng từ kế toán quan trọng, ghi nhận các giao dịch kinh tế giữa các bên, đồng thời là căn cứ để cơ quan thuế quản lý và kiểm tra nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân kinh doanh.

Tại Việt Nam, kể từ ngày 1/7/2022, hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành bắt buộc theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, đánh dấu bước chuyển đổi lớn trong quản lý thuế theo hướng hiện đại hóa và minh bạch.

Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng hóa đơn, các vi phạm vẫn thường xuyên xảy ra do thiếu hiểu biết pháp luật, lỗi kỹ thuật hoặc cố ý gian lận. Những vi phạm này không chỉ gây thiệt hại cho ngân sách nhà nước mà còn ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp và trật tự thị trường. Do đó, các quy định về xử lý vi phạm hóa đơn được ban hành nhằm đảm bảo tính nghiêm minh, răn đe và khuyến khích tuân thủ pháp luật.

Bài viết này sẽ phân tích chi tiết các quy định hiện hành về xử lý vi phạm liên quan đến hóa đơn tại Việt Nam, các hành vi vi phạm phổ biến, mức xử phạt, quy trình xử lý và những khuyến nghị để doanh nghiệp tránh vi phạm.

1. Cơ sở pháp lý về xử lý vi phạm trong quản lý hóa đơn, chứng từ

Các quy định về xử lý vi phạm hóa đơn tại Việt Nam được quy định trong các văn bản pháp luật sau:

• Nghị định 125/2020/NĐ-CP: Quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn, thay thế Nghị định 41/2018/NĐ-CP.

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Quy định về hóa đơn, chứng từ, bao gồm nguyên tắc lập và sử dụng hóa đơn.

• Thông tư 78/2021/TT-BTC: Hướng dẫn triển khai hóa đơn điện tử, trong đó có các nội dung về trách nhiệm pháp lý khi sử dụng hóa đơn.

• Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14: Đưa ra các quy định tổng quát về quản lý thuế, bao gồm việc xử lý vi phạm liên quan đến hóa đơn.

• Thông tư 10/2021/TT-BTC: Hướng dẫn xử lý sai sót và vi phạm trong một số trường hợp đặc biệt liên quan đến HĐĐT.

Những văn bản này tạo thành khung pháp lý chặt chẽ, xác định rõ các hành vi vi phạm, mức phạt và biện pháp khắc phục, đảm bảo tính thống nhất trong việc xử lý vi phạm về hóa đơn.

>> Tham khảo: Thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

2. Các hành vi vi phạm về hóa đơn

Vi phạm về hóa đơn có thể xảy ra trong nhiều khâu, từ việc lập, phát hành, sử dụng đến lưu trữ hóa đơn. Dưới đây là các nhóm hành vi vi phạm phổ biến:

2.1. Vi phạm về lập và phát hành hóa đơn

• Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ: Doanh nghiệp không xuất hóa đơn cho khách hàng theo quy định, thường để trốn thuế hoặc che giấu doanh thu.

• Lập hóa đơn sai thời điểm: Phát hành hóa đơn không đúng thời điểm giao dịch, như lập hóa đơn trước hoặc sau khi giao hàng/dịch vụ.

• Lập hóa đơn sai thông tin: Ghi sai hoặc thiếu các thông tin bắt buộc như tên, địa chỉ, mã số thuế, số lượng, đơn giá, thuế suất hoặc số tiền thuế.

• Phát hành hóa đơn giả hoặc hóa đơn không hợp pháp: Sử dụng hóa đơn không do cơ quan thuế cấp hoặc hóa đơn của doanh nghiệp đã giải thể.

2.2. Vi phạm về sử dụng hóa đơn

• Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp: Mua, bán hoặc sử dụng hóa đơn không hợp pháp để hợp thức hóa chi phí, khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) hoặc hoàn thuế.

• Sử dụng hóa đơn không đúng mục đích: Dùng hóa đơn của giao dịch này để chứng minh cho giao dịch khác.

• Không cung cấp hóa đơn khi yêu cầu: Từ chối cung cấp hóa đơn cho khách hàng hoặc không gửi hóa đơn điện tử đúng hạn.

2.3. Vi phạm về báo cáo và truyền dữ liệu hóa đơn

• Không truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế: Đối với HĐĐT, doanh nghiệp không gửi dữ liệu hóa đơn đúng thời hạn hoặc gửi sai thông tin.

• Không lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Không nộp báo cáo định kỳ theo quy định, thường áp dụng cho hóa đơn giấy trước đây hoặc một số trường hợp đặc biệt.

• Sai sót trong báo cáo: Cung cấp thông tin không chính xác trong báo cáo sử dụng hóa đơn, dẫn đến sai lệch dữ liệu thuế.

2.4. Vi phạm về lưu trữ và quản lý hóa đơn

• Mất hóa đơn hoặc không lưu trữ hóa đơn: Không giữ hóa đơn trong thời hạn tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán.

• Hủy hóa đơn không đúng quy trình: Hủy hóa đơn điện tử mà không lập thông báo hủy (mẫu 04/SS-HĐĐT) hoặc không báo cáo cơ quan thuế.

• Không cung cấp hóa đơn khi kiểm tra: Không xuất trình hóa đơn hoặc dữ liệu hóa đơn khi cơ quan thuế yêu cầu.

2.5. Hành vi gian lận hóa đơn

• Lập hóa đơn khống (hóa đơn không có giao dịch thực tế) để kê khai chi phí hoặc hoàn thuế.

• Mua bán hóa đơn để hợp thức hóa đầu vào, đầu ra nhằm trốn thuế hoặc chiếm đoạt tiền thuế.

• Sử dụng hóa đơn quay vòng để tăng chi phí khấu trừ hoặc giảm thuế phải nộp.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.

3. Mức xử phạt vi phạm về hóa đơn

Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, các vi phạm về hóa đơn bị xử phạt hành chính với mức phạt cụ thể tùy thuộc vào tính chất và mức độ vi phạm. Dưới đây là một số mức phạt chính:

3.1. Phạt hành chính

• Không lập hóa đơn:

  • Phạt từ 4 triệu đến 8 triệu đồng nếu không lập hóa đơn nhưng vẫn kê khai thuế đầy đủ.

  • Phạt từ 10 triệu đến 20 triệu đồng nếu không lập hóa đơn dẫn đến trốn thuế.

• Lập hóa đơn sai thông tin:

  • Phạt từ 200.000 đến 1 triệu đồng nếu sai sót không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế.

  • Phạt từ 4 triệu đến 8 triệu đồng nếu sai sót dẫn đến thiếu thuế hoặc gian lận.

• Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp:

  • Phạt từ 20 triệu đến 50 triệu đồng đối với hành vi sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn bất hợp pháp.

  • Phạt từ 10 triệu đến 20 triệu đồng nếu không cung cấp hóa đơn khi yêu cầu.

• Không truyền dữ liệu hóa đơn điện tử:

  • Phạt từ 2 triệu đến 6 triệu đồng nếu chậm truyền dữ liệu.

  • Phạt từ 6 triệu đến 15 triệu đồng nếu không truyền dữ liệu hoặc truyền sai thông tin.

• Mất, hủy hóa đơn không đúng quy định:

  • Phạt từ 3 triệu đến 8 triệu đồng nếu mất hóa đơn nhưng không thông báo cơ quan thuế.

  • Phạt từ 1 triệu đến 4 triệu đồng nếu hủy hóa đơn không đúng quy trình.

3.2. Biện pháp khắc phục hậu quả

Ngoài phạt tiền, doanh nghiệp vi phạm còn phải thực hiện các biện pháp khắc phục như:

• Nộp đủ số thuế thiếu: Bao gồm cả tiền chậm nộp tính theo lãi suất 0,03%/ngày.

• Hủy hóa đơn bất hợp pháp: Thu hồi và hủy các hóa đơn giả hoặc không hợp lệ.

• Lập lại hóa đơn đúng quy định: Xuất hóa đơn bổ sung hoặc điều chỉnh cho các giao dịch bị sai sót.

• Cung cấp dữ liệu hóa đơn: Bổ sung dữ liệu hóa đơn điện tử lên hệ thống của Tổng cục Thuế.

3.3. Xử lý hình sự

Trong trường hợp vi phạm nghiêm trọng, như cố ý mua bán hóa đơn bất hợp pháp, lập hóa đơn khống để trốn thuế hoặc chiếm đoạt tiền thuế với số lượng lớn, doanh nghiệp hoặc cá nhân có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017). Các tội danh liên quan bao gồm:

• Tội trốn thuế: Phạt tù từ 3 tháng đến 7 năm tùy theo số tiền trốn thuế.

• Tội in, phát hành, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp: Phạt tù từ 1 năm đến 5 năm.

>> Tham khảo: Tặng 50 số hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh khi mua phần mềm E-invoice.

4. Quy trình xử lý vi phạm về hóa đơn

Khi phát hiện vi phạm về hóa đơn, cơ quan thuế sẽ thực hiện các bước sau:

1. Kiểm tra và phát hiện vi phạm:

   • Qua thanh tra, kiểm tra tại doanh nghiệp.

   • Qua phân tích dữ liệu hóa đơn điện tử trên hệ thống của Tổng cục Thuế.

   • Từ tố giác, phản ánh của tổ chức, cá nhân hoặc cơ quan khác.

2. Lập biên bản vi phạm:

   • Cơ quan thuế lập biên bản ghi nhận hành vi vi phạm, có chữ ký của doanh nghiệp và cơ quan thuế.

   • Doanh nghiệp được quyền giải trình về hành vi vi phạm.

3. Ban hành quyết định xử phạt:

   • Dựa trên biên bản và mức độ vi phạm, cơ quan thuế ra quyết định xử phạt hành chính hoặc chuyển hồ sơ sang cơ quan điều tra nếu có dấu hiệu tội phạm.

   • Quyết định xử phạt nêu rõ mức phạt, biện pháp khắc phục và thời hạn thực hiện.

4. Thực hiện khắc phục:

   • Doanh nghiệp nộp tiền phạt và thực hiện các biện pháp khắc phục trong thời hạn quy định (thường là 10 ngày kể từ ngày nhận quyết định).

   • Nếu không tự nguyện thi hành, cơ quan thuế có thể cưỡng chế (như phong tỏa tài khoản, tịch thu tài sản).

5. Theo dõi và kiểm tra sau xử lý:

   • Cơ quan thuế giám sát việc khắc phục của doanh nghiệp.

   • Nếu tái phạm, mức phạt có thể tăng nặng hoặc áp dụng biện pháp nghiêm khắc hơn.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

5. Tác động của vi phạm về hóa đơn

5.1. Đối với doanh nghiệp

• Tài chính: Phải nộp phạt, truy thu thuế và tiền chậm nộp, gây áp lực tài chính.

• Uy tín: Vi phạm hóa đơn làm giảm lòng tin của khách hàng, đối tác và ảnh hưởng đến hình ảnh doanh nghiệp.

• Hoạt động: Có thể bị cấm sử dụng hóa đơn trong thời gian nhất định, gây gián đoạn kinh doanh.

5.2. Đối với cơ quan thuế

• Tăng khối lượng công việc kiểm tra, xử lý vi phạm, ảnh hưởng đến nguồn lực quản lý.

• Gây khó khăn trong việc đảm bảo công bằng giữa các doanh nghiệp tuân thủ và không tuân thủ pháp luật.

5.3. Đối với nền kinh tế

• Vi phạm hóa đơn dẫn đến thất thu ngân sách, ảnh hưởng đến các chương trình phát triển công.

• Làm méo mó môi trường kinh doanh, tạo lợi thế không công bằng cho các doanh nghiệp gian lận.

>> Tham khảo: Mẫu hóa đơn điện tử.

6. Giải pháp phòng tránh vi phạm về hóa đơn

Để tránh vi phạm và tuân thủ đúng quy định về hóa đơn, doanh nghiệp có thể áp dụng các giải pháp sau:

6.1. Nâng cao nhận thức pháp luật

• Tổ chức đào tạo cho nhân viên kế toán về các quy định liên quan đến hóa đơn, đặc biệt là HĐĐT.

• Cập nhật thường xuyên các văn bản pháp luật mới từ Tổng cục Thuế.

6.2. Sử dụng công nghệ hiện đại

• Lựa chọn phần mềm HĐĐT uy tín, được Tổng cục Thuế công nhận (như Viettel, VNPT, MISA) để đảm bảo tính chính xác và bảo mật.

• Tích hợp hệ thống tự động kiểm tra thông tin hóa đơn trước khi phát hành.

6.3. Tăng cường kiểm soát nội bộ

• Thiết lập quy trình kiểm tra chéo trong bộ phận kế toán để phát hiện sai sót sớm.

• Thực hiện đối chiếu dữ liệu hóa đơn định kỳ với đối tác và cơ quan thuế.

6.4. Hợp tác với chuyên gia

• Thuê dịch vụ tư vấn thuế hoặc kế toán để được hỗ trợ trong các trường hợp phức tạp.

• Tham gia các hội thảo, diễn đàn của cơ quan thuế để nắm bắt thông tin và chia sẻ kinh nghiệm.

Kết luận

Quy định về xử lý vi phạm hóa đơn tại Việt Nam là một phần quan trọng trong hệ thống quản lý thuế, nhằm đảm bảo tính minh bạch, công bằng và tuân thủ pháp luật. Với sự chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng đến việc lập, sử dụng và lưu trữ hóa đơn đúng quy định để tránh các rủi ro pháp lý.

Dù các vi phạm về hóa đơn có thể xảy ra do nhiều nguyên nhân, từ vô ý đến cố ý, nhưng hậu quả của chúng đều gây thiệt hại đáng kể cho doanh nghiệp và nền kinh tế. Do đó, doanh nghiệp cần chủ động nâng cao nhận thức, đầu tư vào công nghệ và phối hợp chặt chẽ với cơ quan thuế để đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Với sự hỗ trợ từ hệ thống pháp luật rõ ràng và các nhà cung cấp dịch vụ, việc quản lý hóa đơn sẽ ngày càng hiệu quả, góp phần thúc đẩy môi trường kinh doanh lành mạnh và phát triển kinh tế bền vững.

Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/